¿Qué es la Reunión S&OP?

agosto 8, 2014

Sales and Operation Planning – Planeación de Ventas y Operaciones

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Estos encuentros son muy importantes para que las empresas tengan una mayor coordinación en lo relacionado con los niveles de fabricación y demanda, buscando que haya un balance entre estos dos factores. Para que las reuniones S&OP sean más efectivas se deben considerar los aspectos que se mencionan a continuación.

Expertos definen el S&OP como el proceso en el que se toman decisiones con el apoyo de un plan viable que pretende alcanzar un equilibrio entre la demanda y la producción a través del mejoramiento de la comunicación.

De esta manera será posible cumplir con las metas – particulares y globales – que se haya planteado la organización.

Con el paso del tiempo este sistema de planeación ha ido ganando relevancia en las empresas – sin importar su tamaño – porque brinda soporte al proceso de toma de decisiones, mediante reuniones operativas y ejecutivas que generan beneficios como:

•Reducción del stockout en los almacenes de distribución.
•Incremento del número de días de cobertura (producto en inventario / demanda diaria solicitada) en los puntos de venta.
•Disminución de los costos de producción, almacenaje y transporte.
•Mayor adherencia a la demanda de las ventas.

Un punto importante que es señalado por los especialistas logísticos se refiere a que para que las reuniones S&OP logre mayores resultados es recomendable hacer uso de una plataforma tecnológica que apoye esta práctica, puesto que esta planeación está a cargo de la integración y sincronización de los datos generados por diversas aplicaciones informáticas que se manejan en la compañía.

Cuando la información ya se integró en el software, éste genera una serie de indicadores de desempeño que han sido definidos previamente.

Teniendo en cuenta lo anterior han surgido en el mercado diferentes aplicaciones de S&OP que ofrecen diferentes ventajas y desventajas. Algunas de estas herramientas son:

•Logility.
•Adexa.
•John Galt Solutions.
•Aspentech.
•Kinaxis.
•Infosys.
•Avercast.
•I2 Technologies.

Pese a que hay una amplia gama de opciones informáticas, los expertos aseguran que ninguna de estas soluciones serán útiles hasta que no se dé una reestructuración planeada y eficiente de las operaciones enfocadas al S&OP y un conocimiento total por parte de las diferentes áreas implicadas.

De acuerdo con David González – Consultor de cadena de suministros – en estos encuentros se discuten los escenarios tentativos para que se dé un balance entre la demanda y el abastecimiento de mercancías que por distintas razones y restricciones no se pueden entregar como parte de la oferta del tiempo que se esté pronosticando.

En el Gráfico No.1 se muestra el esquema S&OP planteado por González.

Gráfico No.1 Esquema S&OP

En estos encuentros – en opinión del Consultor – se identifican las oportunidades o dificultades que enfrenta la organización para cubrir la demanda.

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Adicionalmente es necesario diseñar un resumen ejecutivo que se presentará en la reunión con las directivas de la empresa para exponer las alternativas que hayan sido planteadas por el grupo.

González aborda los siguientes parámetros con respecto a las reuniones S&O:

•Cuándo hacerlas: en la tercera semana del mes es el momento idóneo.
•Quiénes deben asistir: las áreas de ventas y mercadotecnia, en planeador de la demanda y el líder S&OP.
•Cuánto debe durar: lo sugerido es medio día.
•Qué entradas de información se requieren: el pronóstico con las últimas restricciones del abastecimiento.
•Qué información sale: Sale el pronóstico con las opciones de aprovisionamiento, la identificación de las áreas de oportunidad y los planes de acción que se van a ejecutar.

Puede decirse entonces que en la actualidad una de las prácticas de mayor relevancia es la realización de esta clase de reuniones, puesto que ellas tienen un alto impacto en lo que se refiere al apoyo de medición y control. Debido a esto los profesionales del sector han ido redefiniendo la manera en la que se llevan a cabo estos encuentros y el seguimiento que se debe dar posteriormente a los mismos.

En términos generales se sabe que el objetivo de estas reuniones estratégicas es aclarar la visión que se tiene del negocio y acercarse a una mayor eficiencia operativa que se alcanza a través de la disponibilidad de los productos que demanda el mercado, esto con el fin de ser más rentables y de incrementar la satisfacción de los clientes.

Algunos consejos sugeridos por especialistas en el tema – con el fin de incrementar la efectividad de las reuniones S&OP – son:

•Integrar todos los niveles de la compañía. Es fundamental que tanto el líder de estos encuentros como algunos miembros del equipo directivo asista a las reuniones para que puedan evaluar las cifras presentadas por cada área con una visión externa y objetiva.
•Identificar al personal adecuado para hacer parte del grupo S&OP, teniendo en cuenta que este equipo debe estar integrado por aquellos elementos que tengan acceso a información significativa.
•Considerar los datos emitidos por diferentes áreas. Aunque no es posible reunir todos los departamentos de la compañía, sí se debe tratar de escuchar las inquietudes que surjan tanto en la planta como en el almacén o en la administración. Es común que en estas reuniones participen áreas como marketing, planeación de demanda y operaciones y ventas, sin embargo podrían sumarse las de compras, manufactura y mantenimiento porque pueden aportar datos significativos para planear la capacidad de operación o producción de la compañía.
•Definir una comunicación abierta entre los departamentos internos.
•Alistar y llevar toda la información que se requiere de las diferentes áreas. Si se quiere armonizar todos los datos mediante la demanda planteada es necesario contar con registros, niveles de suministros, reportes de ventas y faltantes, aspectos financieros y pronósticos estadísticos.
•Agendar(sic) tres pre-reuniones mensuales que servirán para evaluar las variaciones y de esta manera, actuar oportunamente frente a los cambios que se puedan presentar; estos encuentros deben ser breves y previos a la junta mensual S&OP.
•Estudiar minuciosamente el plan financiero, el análisis de la competencia, la investigación de mercado y la oferta Vs. la demanda.
•Involucrar a todo el equipo. Es fundamental tener claro que es muy probable que no sea fácil llegar a un consenso entre demanda, oferta y rentabilidad.
•Implementar métricas asertivas y reales. El hecho de establecer metas irreales alejará a la compañía de su objetivo inicial. Además es necesario imponer un plan de acción que sea alcanzable para todos y que permita llegar a la meta común: generar ahorros.
•Crear un ambiente de motivación y entusiasmo a través del trabajo en equipo.

Las firmas Deloltte y LOGILITY crearon un documento llamado The Approach to S&OP, en el cual aseveran que esta clase de procesos agregan resultados gracias a la conexión de labores de planeación táctica.

Para estas entidades los procesos S&OP corresponden al esquema que se plantea en el Gráfico No.2.

Gráfico No.2

La planeación de operaciones y ventas permite que los ejecutivos logren un equilibrio entre diferentes factores independientes que existen en las empresas:

•Demanda y oportunidades de abastecimiento del mercado.
•Servicio al cliente.
•Inversiones en inventario.
•Capacidades de producción.
•Disponibilidad de aprovisionamiento.
•Distribución.

La meta final es determinar qué tan bien se están manejando los recursos de la empresa para poder satisfacer – con rentabilidad – la demanda de los clientes.

A continuación se presentan los cinco pasos que – según Deloltte y LOGILITY – permitirán un mayor y más eficiente acercamiento al S&OP:

Paso 1: Realizar una Revisión del Portafolio:

Se trata de examinar – con regularidad – los planes de producción actuales, la introducción de nueva mercancía (NPI ) y el retiro de ítems.

En este punto se deben considerar las siguientes preguntas:

•¿Qué productos deben introducirse en el mercado?
•¿Cuándo debe hacerse esta entrada?
•¿Qué ítems deben descontinuarse?
•¿Existe algún inconveniente con artículos “maduros” que están en el portafolio?

Este análisis es importante porque es necesario comprender factores como: el acortamiento en el ciclo de vida de los productos, el incremento de la especificidad de los requerimientos de los clientes, la habilidad para planear un portafolio más dinámico y el impacto de esto en las ventas, producción, inventario y finanzas.

Paso 2: Sincronizar las Predicciones y la Perspectiva Financiera:

Se debe llegar a unos pronósticos consensuados que combinen los planes de ventas, mercado y de los clientes y que tengan en cuenta cualquier diferencia que estos puedan tener con los objetivos financieros de la compañía.

La relevancia de este punto radica en que aunque la base de las predicciones es un buen punto de partida es necesario potenciarlas con perspectivas originadas desde los departamentos de ventas, marketing y servicio al cliente.

Esta colaboración es fundamental para lograr una mayor precisión en los pronósticos.

Paso 3: Sincronizar el Abastecimiento y la Capacidad:

Consiste en desarrollar alternativas de tiempos de inventario, producción y distribución para poder cubrir los escenarios de demanda, incluyendo las implicaciones financieras.

La habilidad de analizar diferentes opciones de aprovisionamiento es fundamental para satisfacer los planes de demanda y explorar el impacto de diversos factores en la inversión en inventarios, ingresos, ganancias, capacidad de utilización y niveles de servicio.

Paso 4: Crear un Plan S&OP:

Este punto comprende la alineación de planes comprensibles de inventarios y producción, la identificación de problemas/riesgos y las estrategias de mitigación que deben ser escaladas.

Mientras los equipos encargados de manejar la demanda y el abastecimiento tienen presente los objetivos de la empresa es posible que se presentes sesgos optimistas y pesimistas al respecto.

Al reunir dichos grupos es posible sincronizar el horizonte de la planeación y alinear las actividades con los objetivos corporativos.

Este es un paso especialmente crucial para el mejoramiento de la colaboración entre las empresas que operan en silos.

También se debe tener en cuenta que en este paso es necesario balancear las métricas principales Vs. los objetivos financieros de la organización.

Paso 5: Conducir la Reunión Ejecutiva S&OP:

Se define como la revisión ejecutiva de los planes de ventas, inventario y producción e incluye la integración de la planeación táctica y los sistemas de ejecución.