Captura Automática de Datos

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Automatización de las operaciones logísticas

 

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Las necesidades actuales de los clientes exigen mayor agilidad en el procesamiento de datos y pedidos, para tal fin es importante contar con la tecnología adecuada para darle mayor velocidad y precisión a los tramites antes mencionados. En el siguiente artículo abordaremos este tema que es de suma relevancia dentro de la automatización de las operaciones logísticas.

 

Una definición que los expertos le han dado a la captura automática de datos es que se trata de la utilización de tecnologías para reconocer información; dentro de las herramientas antes mencionadas se encuentran: Optical Character Recognition – OCR, Barcode, Optical Mark Recognition – OMR e Intelligent Character Recognition – ICR y RFID. 

Adicionalmente han señalado que la implementación de una solución automatizada para la captura de datos genera las siguientes ventajas:

 

•Optimizar los procesos de captura de información.

•Reducir los costos operativos.

•Incrementar la calidad de los datos que son ingresados al sistema.´

•Disminuir el tiempo que toma el proceso de captura de datos.

•Detectar a tiempo las posibles inconsistencias que tenga la información que se esté procesando.

•Excluir la manipulación de documentos y abolir los problemas que esto genera.

•Almacenar la imagen para que sea utilizada en otros procesos de valor agregado, tales como el servicio al cliente.

 

Algunos de los procesos en los que se ha aplicado esta clase de tecnología son: 

 

• Órdenes de compra o pedidos.

• Guías de correo.

• Censos poblacionales.

• Estudios de mercado.

• Preparación de pedidos

• Pago de facturas, entre otros.

 

Cuando los profesionales del sector hablan del servicio de captura de datos, se refieren a la metodología que apoya el desempeño total de cualquier compañía, puesto que un sistema automatizado que realice esta labor se encarga de reconocer información que esté contenida en diferentes clases de formularios. 

Es importante decir que dichos formularios deben tener unas celdas específicas que puedan ser enviadas directamente a una base de datos que haya sido diseñada previamente en una plataforma de cómputo.

Para lograr que este proceso sea mucho más amigable es necesario adoptar una metodología que facilite dicha labor y que elimine los posibles errores que puedan presentarse. En este punto los expertos aseveran que es recomendable contratar una firma especializada en la captura de datos o contratar personal especializado en esta tarea.

Actualmente tomar decisiones de acuerdo con datos reales y oportunos es una obligación, por lo tanto es fundamental disponer de las herramientas que posibiliten la captación automática de información para que ésta se obtenga con el mínimo – o nulo – nivel de errores y en el menor tiempo posible.

De igual forma los procesos comerciales se están apoyando cada vez más en soluciones tecnológicas que reduzcan los errores que se presentaban con los medios tradicionales; es importante aclarar que – en opinión de los profesionales del sector – las operaciones electrónicas no pueden garantizar por sí solas que la comunicación con los clientes sea eficiente, para ello se requiere analizar la calidad de los datos compartidos.

Para poder sacarle mayor provecho a las  herramientas tecnológicas es importante contratar los servicios de una firma consultora – como GS1 Colombia – que facilite la optimización del manejo de datos al interior de la empresa y con los socios de la misma.

 

Aplicaciones para la Logística

Algunos estudios han demostrado que el uso de de herramientas tecnológicas aumenta la productividad de los procesos logísticos debido a la reducción en factores como tiempo y costos. Dentro de las soluciones disponibles, la que se implementan con mayor frecuencia es la de código de barras que permite identificar contenedores, cajas o embalajes.

Por otro lado, la tecnología RFID ha tenido una mayor acogida en el sector del retail ya que permite almacenar permanentemente información nueva sin que sea necesario el escáner; es importante decir que esto es posible porque esta herramienta emplea ondas electromagnéticas, mientras que las etiquetas de código de barras generan datos inmodificables.

La razón más importante para automatizar la captura de datos es el efecto que tiene sobre los costos, puesto que permite el ahorro de cantidades significativas de dinero. 

 

A continuación mencionaremos algunos de los beneficios financieros que  – de acuerdo con los expertos – trae la captura automática de información:

•Reducir de los Costos Laborales: En la medida en la que se incrementa la eficiencia de la producción, se ahorrará dinero en mano de obra, habrá mayor calidad y se presentarán menos errores.

•Disminuir de los Costos de Papel: Esta reducción es sustancial, ya que se pasa a la captura automática de datos.

•Tomar Decisiones más Acertadas: Dado que se tiene acceso a toda la información en tiempo real, las personas a cargo podrán tomar decisiones más adecuadas que representan una mayor posibilidad de generar ingresos para la compañía.

•Tener Claro que el Tiempo es Dinero: Las empresas invierten mucho tiempo buscando documentos; es importante tener en cuenta que ese mismo tiempo podría dedicársele a los clientes. No puede dejarse de lado que la automatización de la captura de datos permitirá que la compañía se amplíe e ingrese en nuevos mercados.

•Tener una Imagen más Profesional: El uso de esta clase de tecnología da a entender que la empresa está en los primeros lugares del mercado; asimismo la mayor integración de datos, el incremento en el tiempo de respuesta y la facilidad en el acceso a la información hace que las compañías presten un mejor servicio y – por ende – tendrá mayor confiabilidad entre los clientes.

 

La automatización de la captura de datos genera una gran flexibilidad para los negocios. Adicionalmente, tener la posibilidad de acceder a la información y compartirla de diversas maneras brinda muchas posibilidades de acercarse al público objetivo y de ahorrar dinero – como se señaló previamente –.

 

Conociendo la Tecnología RFID

Esta herramienta de Identificación por Radiofrecuencia permite el almacenamiento y la obtención de datos que emplea unos dispositivos conocidos como tags o etiquetas RFID. El objetivo de esta tecnología es transmitir la identidad de un objeto a través de ondas de radio.

Los tags RFID son similares a una calcomanía que se adhieren a un producto, persona o animal y contienen antenas para recibir y responder a solicitudes por radiofrecuencia, las cuales se realizan desde un emisor – receptor RFID. 

Es importante mencionar que estas etiquetas pueden ser semipasivas (que también se conocen como semiactivas o asistidas por batería) y pasivas (no necesitan una fuente de alimentación interna).

 

Las herramientas RFID se clasifican de acuerdo con el rango de frecuencias que emplean. Actualmente existen cuatro categorías de sistemas de radiofrecuencia:

• De Frecuencia Baja: 125 a 134,2 kilohercios.

• De Alta Frecuencia: 13,56 megahercios.

• UHF o de Frecuencia Ultraelevada: 868 a 956 Megahercios.

• De Microondas: 2,45 gigahercios.

 

Puede decirse que hoy en día la aplicación más importante de esta tecnología de captura automática de datos es la logística, puesto que el uso de esta herramienta permite localizar cualquier artículo dentro de la cadena de abastecimiento.

En lo que se refiere a la trazabilidad, los tags permiten conocer el tiempo que lleva almacenado un producto o en qué lugar se encuentra – sólo por mencionar dos aplicaciones que tendrían estas etiquetas -. 

Puede deducirse entonces que los sistemas RFID permiten alcanzar una mayor optimización en el manejo de la cadena logística.

Un proyecto que vale la pena mencionar – a propósito de esta tecnología – es el que está ejecutando el Grupo Éxito; esta iniciativa consiste en desarrollar la trazabilidad para tener la visibilidad de cada una de las cajas de productos que están identificadas con tags, a través de toda la cadena de abastecimiento – desde que el proveedor despacha la mercancía en su bodega, pasando por el Centro de Distribución Vegas y culminando en el momento en el que la carga es recibida en el punto de venta y ubicada en el mismo -. 

 

Según Nevardo Giraldo – Jefe del Departamento de Conectividad y Tecnología Logística del Grupo Éxito – esta tecnología está instalada en el Centro de Distribución Vegas y en los almacenes ubicados en Envigado, El Poblado, Colombia, San Antonio y Bello, en los cuales se dispone de portales de EPC – RFID para censar la mercancía.

 

El Funcionario aseveró que este proyecto comenzó en diciembre de 2010 y culmina a finales del año en curso; además dijo que en esta iniciativa están participando ocho proveedores del sector del consumo masivo y dos de tecnología.

“El objetivo primordial es encontrar oportunidades para la minimización de la merma interna y externa desde el despacho por parte del proveedor hasta la llegada al punto de venta, partiendo de la confiabilidad que se obtenga en  el censado de los tag de los corrugados en los diferentes nodos de la cadena de abastecimiento”, agregó Giraldo.  

 

Las principales ventajas que tiene este proyecto – de acuerdo con el Funcionario del Grupo Éxito – son:

• La trazabilidad que se logra mediante la identificación única por cada corrugado que sea identificado con el tag EPC.

• Gracias a la visibilidad que se alcanza, es más fácil hacer un seguimiento en tiempo real de los productos en cada uno de los nodos de la cadena de abastecimiento.

• Mayor eficiencia en los tiempos para las tomas físicas de inventario y garantizar la confiabilidad al tener la posibilidad de comparar los datos teóricos con los tags censados en las diferentes localizaciones.

• Seguimiento a los procesos que posibilitan la aplicación de mejores controles para tener eficiencias en la cadena de valor.

• Consolidación de la relación con los socios de negocio del Grupo Éxito al aprender y descubrir los beneficios y gaps que tiene la implementación de esta tecnología.

• Uso de tecnologías innovadoras para tener un mayor control sobre la pérdida de mercancía.

• Simplificación de procesos logísticos al alcanzar una automatización superior.

 

Giraldo anota que otra ventaja que trae la implementación de esta tecnología es la capacidad de diferenciar el inventario en la trastienda y el punto de venta, con el fin de tener mayores oportunidades de mejoramiento en el surtido, rotación del producto y control del cumplimiento de la promesa de servicio que se acordó tanto con las tiendas como con los proveedores.

 

En cuanto a la inversión que ha implicado este proyecto, este experto logístico informó que ésta se encuentra dentro de los parámetros propios que implica esta clase de pilotos y señaló que además de los aportes realizados por el Grupo Éxito, también se cuenta con el apoyo de GS1 y el acompañamiento de proveedores de tecnología ADT y Línea Datascan.

 

A propósito de las razones que hicieron que esta organización emprendiera este proyecto, el Doctor Giraldo dijo: “El Grupo Éxito  ha promovido el aprendizaje y la adopción de las iniciativas de innovación y eficiencia en los procesos de la cadena de valor, tomando en cuenta las oportunidades y aplicaciones que ofrecen este  tipo de tecnologías que se desarrollan a nivel mundial. Es nuestro deber seguir promoviendo conjuntamente con nuestros proveedores, el desarrollo  de estas nuevas iniciativas. Además, es muy importante que tanto comerciantes como proveedores trabajemos en llave con GS1 Colombia y la Fundación LOGyCA para  lograr sinergias importantes que se traducen en una mayor eficiencia operativa y logística”.

 

Finalmente, Giraldo confirmó que se está desarrollando – junto con la Fundación LOGyCA – la segunda etapa de un proyecto de investigación que va a nivel de unidad de venta; esta iniciativa está liderada por el área de prevención de pérdidas y evaluará la tecnología hasta que el producto pasa por el puesto de pago y  – su posterior salida de la tienda. 

 

“El proyecto se desarrollará entre el centro de distribución Funza y el almacén ÉxitoTecno Lisboa (en Bogotá). El objetivo es el control de la merma externa censando el producto en el POS y las salida de la tienda”, concluyó el Jefe del Departamento de Conectividad y Tecnología Logística del Grupo Éxito. 

 

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