Plan de Continuidad del Negocio (Aplicación en la Logística)

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Esta metodología marca las pautas que debe seguir una compañía para poder retomar sus labores tras pasar por una interrupción parcial o total de sus operaciones. Asimismo este plan ayuda a que la empresa esté preparada para asumir situaciones caóticas que puedan surgir en el futuro.

 El Plan de Continuidad del Negocio (BCP – Business Continuity Plan) es una estrategia logística que aborda las prácticas que permiten que las organizaciones restauren aquellas labores que han sido suspendidas de forma parcial o total por un periodo de tiempo y debido a una situación caótica.

Planteándolo de forma más simple el BCP se entiende como la forma en la que una empresa se prepara para futuros incidentes que pueden poner en riesgo su misión.

Asimismo este plan surge como una respuesta prevista por la compañía ante las eventualidades que la puedan impactar de forma negativa. Sin importar el tamaño de la empresa o el costo de las medidas de seguridad, todas las organizaciones requieren un BCP porque en cualquier momento pueden atravesar por una situación crítica.

El Gráfico No.1 muestra el esquema de continuidad y recuperación que deben seguir las empresas cuando se enfrenten a un desastre.

Este gráfico fue tomado de la presentación titulada “Plan de Continuidad del Negocio” de la autoría del Ingeniero Rodrigo Ferrer V.

 Gráfico No.1

Para comenzar, este plan requiere que se realice un Análisis del Impacto al Negocio (BIA)  que consiste en un reporte que muestra el costo que desencadena la interrupción de los procesos de la compañía.

Cuando ya se tiene este informe, la empresa está en capacidad de clasificar sus operaciones con base en su criticidad y establecer la prioridad de recuperación.

Una adecuada estrategia de recuperación debe combinar medidas preventivas, correctivas y detectivas que permitan:

  • Reducir la probabilidad de que el impase suceda.
  • Disminuir el efecto de dicha situación.
  • Eliminar completamente las amenazas.

En términos generales la implementación de un Plan de Continuidad del Negocio contempla las siguientes etapas:

  • Análisis y evaluación de riesgos.
  • Selección de estrategias.
  • Desarrollo del plan.
  • Pruebas y mantenimiento del plan.

BCP y Logística

Dentro de un entorno tan competitivo en el que se desenvuelve la industria logística y de la cadena de suministros, las empresas se enfrentan cada vez más a un acelerado ritmo de desarrollo de información, múltiples operaciones y lineamientos que deben ser tenidos en cuenta para que las organizaciones puedan desempeñarse con normalidad.

Los líderes del área logística deben conocer la importancia que tiene la información en sí porque es el elemento que permite que haya movimiento y dinamismo en la compañía, de manera que es fundamental tener en cuenta los procesos para protegerse y anticiparse a los riesgos.

Existen diferentes ejemplos de las causas que pueden afectar la información de las cadenas de suministros; estas razones pueden ser virtuales (vulnerabilidades en la red o fallas internas del sistema, por ejemplo) o físicas (desastres naturales o accidentes, etc.).  Como no es posible saber cuándo sucederán estos impases, lo recomendable es hacer un plan que permita anticiparse a las causas de estas eventualidades, identificar los riesgos y conocer detalladamente los elementos que permitirán que la empresa asegure su información.

En la actualidad las tecnologías de información contribuyen a la detección de factores vulnerables para el negocio, puntualmente desde los siguientes enfoques: protección de datos, disponibilidad de la información, sitios remotos de operación, funcionamiento continuo de sistemas, copias físicas o virtuales de respaldo y funcionamiento permanente de los sistemas.

La mayoría de los expertos del sector sugieren desarrollar una visión integral para anticiparse a situaciones de crisis y tomar oportunamente las medidas que permitan que la compañía funcione a un nivel aceptable mientras se supera el impase.

Los objetivos del BCP son:

  • Proteger los intereses de los clientes y socios de la empresa y cuidar la imagen de la misma.
  • Detectar cuáles son los puntos débiles en los sistemas de la compañía.
  • Evaluar las comunicaciones y las infraestructuras.
  • Conocer la logística para que se puedan restablecer los servicios.
  • Ofrecer opciones viables a todas las labores críticas de la compañía.

Los cuatro pasos que se mencionan a continuación ayudan a orientar el proceso de creación de un Plan de Continuidad del Negocio:

  • Planeación y Análisis de la Situación:

Desarrollar un BIA para tener claros los casos en los que se presentan interrupciones de las operaciones de la cadena.

  • Controlar los Daños:

Para aquellos sucesos con mayores niveles de criticidad que deben resolverse en una contingencia, es necesario contemplar una recuperación casi inmediata de información para poder retornar a las operaciones.

Para tal fin es necesario crear un Disaster Recovery Plan (Plan de Recuperación de Desastres o DRP) en el que a nivel de procedimientos, tecnologías y herramientas se pueda recuperar la información para rastrear la tarea que se vio afectada.

  • Recuperarse y Seguir Operando.
  • Mantenerse y Hacer Monitoreo del Plan:

Cuando se controlen los factores más críticos y tras restablecer la información es importante mantenerse alerta y vigilar que todas las áreas de la empresa estén funcionando al nivel mínimo aceptable para que la empresa no tenga pérdidas.

Dentro del Plan de Continuidad del Negocio se puede conformar un comité de logística que se encargará de notificarle a los proveedores y a los clientes sobre la emergencia. Además tendrá que realizar compras y alistar los recursos necesarios, generar el reporte de daños al personal respectivo y contratar los servicios de respaldo, entre otras labores.

Además es necesario realizar una prueba del BCP, esto con el fin de:

  • Analizar si el plan de continuidad del negocio funcionará como se espera.
  • Corroborar que el tiempo previsto para retomar las actividades es menor o mayor al tiempo real.
  • Registrar el proceso de la prueba y analizar las etapas que no se cumplieron.

Antes de realizar dicha prueba es necesario corroborar que se hayan creado las guías y / o manuales respectivos.  

Algunos ítems que deben revisarse dentro de la verificación mencionada se enumeran en el Gráfico No.2.

Gráfico No.2

 

En una presentación realizada por el Doctor Camilo Soto – Investigador LOGYCA / Servicios – se enumeran los pasos de la gestión de riesgo en la cadena de suministros:

  1. Identificar los riesgos existentes para la cadena de abastecimiento. Examinar de forma sistemática las operaciones logísticas y listar las amenazas más significativas de cada una de estas.
  2. Analizar los riesgos (evaluar y priorizar). Hacer una priorización de riesgos según su probabilidad de ocurrencia y la severidad de sus efectos.
  3. Definir la respuesta adecuada. Establecer la forma más apropiada de afrontar los riesgos de la cadena de suministros.
  4. Monitoreo y control.

Para este experto la gestión de riesgo permite que las empresas se anticipen a los imprevistos que afecten negativamente su operación y establezcan un plan de acción que ejecuten cuando esos sucesos se presenten.

Además agrega que es necesario analizar con detenimiento la cadena logística en su máxima extensión (incluyendo los proveedores de mis proveedores y los clientes de mis clientes), puesto que la interrupción del funcionamiento de dicha cadena puede genera consecuencias severas para todos los participantes de la misma.

Es innegable que el riesgo siempre estará latente, por eso la meta de la cadena de abastecimiento no es predecir estos episodios caóticos sino prepararse para que cuando estos se presenten, el impacto en sus operaciones sea el menor posible…. Esto es ser resiliente (ver Gráfico No.3).

Gráfico No.3

Cadena de Suministros Resiliente

 

 

¿Cuáles son los beneficios de gestionar adecuadamente los riesgos en la cadena? Para Soto son los siguientes:

  • Disminución del 38% en cargas perdidas.
  • Reducción del 14% en excesos de inventario.
  • Optimización de un 47% en los tiempos de entrega.
  • Baja del 26% en la pérdida de clientes.
  • Incremento del 20% en clientes nuevos.

 

Texto destacado 1: El Plan de Continuidad del Negocio es una estrategia logística que aborda las prácticas que permiten que las organizaciones restauren aquellas labores que han sido suspendidas de forma parcial o total por un periodo de tiempo y debido a una situación caótica.

Texto destacado 2: La mayoría de los expertos del sector logístico sugieren desarrollar una visión integral para anticiparse a situaciones de crisis y tomar oportunamente las medidas requeridas.

Texto destacado 3: Dentro del Plan de Continuidad del Negocio se puede conformar un comité de logística que se encargará – entre otras labores – de notificarle a los proveedores y a los clientes sobre la emergencia.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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