La planificación colaborativa en la cadena de suministros

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Por: José Iván Granada

Consultor logístico senior

joseivangranada@une.net.co

La cadena de suministro es una red de organizaciones interrelacionadas, que intervienen en diferentes fases del proceso productivo mediante actividades que pretenden añadir valor al producto, bien o servicio, desde el punto de vista del cliente. En otras palabras, la gestión de la cadena de suministro puede ser vista como una estrategia de colaboración basada en vincular en todas las empresas que la componen y sus operaciones comerciales, con el fin de lograr una visión compartida de las oportunidades de mercado. Es decir, mediante la colaboración, intercambiando información de planeacion, gestión, ejecución y cumplimiento, se hace que sea más fácil para las diferentes empresas a lo largo de la cadena, responder eficazmente a las necesidades del cliente final con un costo mínimo. 

La planificación y la gestión de procesos en una cadena de suministro han sido temáticas importantes de estudio en la última década, debido a que no es fácil satisfacer de manera eficiente, la demanda de los clientes en cuanto a cantidad, tiempo y calidad requerida. Uno de los apoyos relevantes para esto, es considerar mecanismos colaborativos que soporten los procesos de toma de decisiones que afectan a la cadena. Los modelos de planificación colaborativa en la cadena de suministro consideran aspectos importantes como el intercambio de información, las relaciones entre los aliados y los diferentes tipos de colaboración, en especial la planificación colaborativa, la cual ayuda al intercambio de información y contribuye al desarrollo de los procesos, de los diferentes actores que la conforman.

La planificación colaborativa en una cadena de suministro se interesa por alinear los diferentes procesos y coordinar las decisiones en cuanto a reabastecimiento, inventarios, colocación y entrega de las órdenes. La planificación colaborativa se aplica a las distintas etapas de la cadena de suministro, teniendo en cuenta que, en cada uno de los procesos de planificación, interactúa con cada eslabón de la cadena.

Existen varias formas de planear las decisiones en la cadena de suministro y que están relacionadas con la planeación de la estrategia de operaciones:

  • La administración de la demanda.
  • La planeación y programación de la producción.
  • Los esquemas de contratación.
  • Los mecanismos de distribución.

Barreras comunes al abastecimiento colaborativo

Aunque esto no pretende ser una lista completa, define los principales obstáculos que deben ser abordados por el equipo planeación y compras, para poder despejar el camino que permitirá llegar al abastecimiento estratégico, superando además problemas de liderazgo, del equipo y del sistema:

Rigidez

Desarrollar y mantener una relación de colaboración requiere tiempo y esfuerzo. Sin embargo, hay ciertas relaciones que pueden facilitar la tarea, la mayoría de estas relaciones se dividen en tres grandes grupos: las personas, la organización y la tecnología. Una relación de colaboración exitosa implica que uno de los socios dirija el proceso de planificación colaborativa y defina las reglas y estándares que la regirán, asimilándose al modelo organizativo de empresa extendida. No obstante, se conocen experiencias satisfactorias de cadenas de suministro en las que los diferentes socios se han organizado a modo de empresa virtual, sin que ninguna tenga una posición de liderazgo sobre las demás

Cuando el equipo o la organización se resiste al cambio, no adoptarán las herramientas de producción y eficiencia que se ofrecen, desaprovechando así mejores procedimientos para el abastecimiento estratégico y resistiéndose a adquirir las destrezas necesarias para operar al ritmo de la economía mundial. La rigidez se manifiesta de múltiples formas:

 Una actitud de “sí, pero…”, “Eso funcionaría para otros productos/servicios, pero no para los nuestros”. Es decir, prevención ante nuevas ideas.
Exceso de confianza en metodologías anteriores.
Exceso de confianza en las relaciones con los proveedores habituales.

Acumulación de información / Información no compartida 

La información sigue siendo considerada como uno de los elementos principales y críticos del proceso de planificación de la producción de cadena de suministro, más concretamente de la gestión interna entre los departamentos o unidades de negocio de una organización, y de la gestión externa entre dos o más organizaciones aliadas en la cadena de suministro. Una división de los tipos de informaciones que intercambian los socios de la cadena de suministro, parte de diferentes formas y niveles de medición. El intercambio de información resulta ser una herramienta muy importante para lidiar con problemas frecuentes de la cadena de suministro como son, niveles de inventario excesivos o niveles de servicio bajos.

Así, el intercambio de información ayuda a erradicar las incertidumbres potenciales vinculadas a los comportamientos inesperados de la cadena de suministro, observándose que el rendimiento de la cadena de suministro se puede mejorar debido a las variaciones de precio que los proveedores pueden ofrecer. El proceso de planificación y el intercambio de información, es una estrategia conjunta que permite mejorar la relación entre los actores de la cadena, optimizar su rendimiento y servir mejor a los consumidores finales, al permitir conocer las tendencias de información financiera, las necesidades del mercado, el desarrollo de nuevos productos y el desarrollo de relaciones significativas a largo plazo. Consecuentemente, le permite a los miembros de la cadena, capturar, almacenar y proveerse de información necesaria para asegurar la toma efectiva de decisiones considerando la relevancia, exactitud, transparencia, oportunidad y fiabilidad de la información.

La falta de intercambio de información se refleja en la falta de voluntad de una organización en compartir la información relativa a los costos y metas de la empresa con los socios internos y externos. Algunas organizaciones son tan “competitivas” que llegan a quebrantar su propio éxito por evitar un flujo adecuado de información respecto a: 

Prácticas de mercado y de producto, estrategias de comunicación, etc.
Información del proveedor – si el proveedor es un socio fuerte o débil.
Éxitos, fracasos y aprendizajes que ha tenido la empresa, entre otros. 

Problemas de colaboración 

En una cadena suministro se pueden distinguir dos procesos básicos, como son el proceso de producción y el proceso de distribución. El concepto de planificación colaborativa se puede aplicar tanto al proceso de planificación de la distribución de los productos hacia los clientes, como en el de planificación de suministros de los proveedores. En este sentido, establece que los Procesos de Planificación Colaborativa se pueden aplicar a los procesos de que interactúan con los Clientes y aquellos que actúan con los proveedores, en donde las colaboraciones se pueden distinguir por los objetos que se intercambian y planifican colaborativamente, tal como la capacidad de suministro de los proveedores o la demanda de productos de los clientes.

Así, el proceso de planificación colaborativa en un entorno de sistemas de apoyo a la toma de decisiones ayuda a la coordinación de, por ejemplo, el flujo de materiales en un entorno de redes de suministro complejas. Esta coordinación cobraría más sentido solo si genera aumentos en los desarrollos y transparencia de los procesos, la mayor flexibilidad y la reducción de los tiempos de respuesta, así como en una disminución de los costos.

Una vez se ha acordado la relación de colaboración entre las diferentes empresas, se inicia un proceso de planificación colaborativa que pasa, normalmente, por las siguientes etapas de forma cíclica:

Tipos de colaboración en proceso de planificación

La colaboración entre los miembros de la cadena de suministro se ha convertido en un elemento crítico de su proceso de planificación y de los resultados obtenidos por ellos, confirmando la existencia de varias opiniones sobre un nuevo posicionamiento de funciones y responsabilidades. En este se abarca, desde las preferencias del mantenimiento de la autonomía en el proceso de gestión por cada organización participante en la cadena de suministro, hasta la posibilidad de dejar la función de gestión a terceros, debido a las dimensiones y el complicado carácter del proceso, delegando en la organización dominante de la cadena la responsabilidad de coordinación, integración y dirección de esta.

Establece varios tipos de colaboración de acuerdo con el grado de integración entre las organizaciones, como son:

  • Integración estratégica. Implica el contacto permanente entre los principales líderes para discutir los objetivos generales o los cambios en cada empresa.
  • Integración táctica. Involucra profesionales para desarrollar planes y proyectos específicos.
  • Integración operativa. Proporciona medios para llevar a cabo el día a día del trabajo.
  • Integración interpersonal. Construye una base necesaria para construir y sostener el futuro de una relación.
  • Integración cultural. Personas involucradas con habilidades de comunicación y conciencia multi cultural, para que sirvan de puente entre las diferencias de las organizaciones.

Se describen 5 tipos de colaboración: (I) Demanda colaborativa, (II) Inventario colaborativo, (III) Oferta colaborativa, (IV) Capacidad colaborativa, (V) Transporte colaborativo, (VI) Materiales y servicios colaborativos. Complementario a esto, existen dos tipos de cadena de suministro colaborativa, las cuales tienen que ver con la colaboración con los proveedores y con los clientes. 

Desde otra perspectiva, se pueden establecer dos posiciones que conducen a dos nuevos tipos de colaboración, la Colaboración vertical o jerárquica y la Colaboración horizontal. La integración horizontal ofreció ventajas similares a cada una de las empresas de un mismo sector industrial, al lograr acceso preferencial a servicios críticos; las estrategias emergentes de ambas clases de integración se conocen como “Estrategias de colaboración controlada”, ya que dicha colaboración inter-empresarial, se concreta a través de la adquisición de los capitales de los diversos integrantes.

A partir del concepto básico de Planificación colaborativa, surge el modelo conceptual de CPFR (Collaborative Planning, Forecasting and Replenishment). CPFR es un modelo de procesos de negocio que trata de reducir las variaciones entre la demanda y los suministros. La misión de CPFR es crear relaciones colaborativas entre compradores y vendedores mediante procesos codirigidos y compartiendo información.  El modelo de planificación colaborativa, previsión y reabastecimiento (CPFR) es una práctica empresarial que combina la inteligencia de varios socios comerciales en la planificación y el cumplimiento de la demanda del cliente. El CPFR involucra a las ventas y las mejores prácticas de marketing, tales como la gestión de categorías, para abastecer a la planificación de la cadena y los procesos de ejecución para aumentar la disponibilidad y reducir el inventario, costos de transporte y logística.

Beneficios de la planificación colaborativa

El desarrollo de una planificación colaborativa favorece, tanto la gestión con los clientes como la utilización efectiva de los inventarios, estableciendo metas que generen transparencia en los procesos productivos, reduciendo los tiempos de respuesta y minimizando los conflictos potenciales entre los aliados estratégicos.

En este sentido, las ventajas principales de la utilización de la planificación colaborativa están relacionadas con:

  • Reducción del Efecto bullwhip, más conocido como el “Efecto látigo”.
  • Reducción de los costos operacionales.
  • Reducción de los niveles de inventario.
  • Reducción de los tiempos de ciclo de reabastecimiento.
  • Mayor flexibilidad en los procesos asociados a los pedidos y a las entregas.
  • Mejora de la satisfacción del cliente.

Conclusión

La planificación es una de las actividades más importantes para mejorar la productividad y la calidad en toda una función organizacional, ya que la mayor parte de los resultados de una planificación son influyentes en la toma decisiones de los gestores y en la evaluación del desempeño de una compañía.

En muchos casos, los sistemas de planificación se desarrollan para servir como instrumentos de diagnóstico para identificar las incidencias potenciales en actividades organizacionales. Además, ayuda a las compañías a determinar de mejor manera el uso de sus recursos para lograr objetivos comunes. Hoy en día las empresas se preocupan mucho por sostenerse en el mercado y lograr una estabilidad bajo el principio de colaboración, de tal forma que se puedan compartir los beneficios que se generan en la cadena de manera conjunta. Es por esto que la planificación colaborativa se centra en la coordinación de la planificación y el control de las operaciones de los distintos miembros de la cadena, de tal manera que se puedan establecer distintas maneras de colaboración

Nota. Ideas centrales tomadas del “Twelfth LACCEI Latin American and Caribbean Conference for Engineering and Technology: Excellence in Engineering To Enhance a Country’s Productivity”.

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