Inventario de baja rotación: ¿Cómo manejarlos y evacuarlos?

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¿Cómo saber cuál es mi inventario de baja rotación? Dar respuesta a esta pregunta puede ser una de las mejores herramientas que se tenga a la mano para gestionar los inventarios de la mejor manera.

Por: Rafael Marín Vásquez

Consultor en logística y supply chain

Aunque esta pregunta parece muy básica y fácil de responder, no todas las empresas lo están haciendo bien. Cada vez se vuelve más común en las empresas, clasificar su inventario ABC y  diferenciar la política de abastecimiento de acuerdo con la importancia del   producto. Esta simple, pero poderosa regla permite “dar un tratamiento diferente a productos de comportamiento diferente”.

Como consultor en el tema de inventarios y planeación de demanda encuentro que muchas empresas le dan el mismo tratamiento en cuanto a la planeación de la demanda, políticas de compras y stock de seguridad, a productos A, B o C, sin establecer, por procedimiento, una clara diferenciación en su manejo. También es común hacerlo a “ojo” del funcionario que mejor conoce el negocio.

Si bien con esta práctica se acierta en muchas ocasiones, da como resultado la acumulación de productos de baja rotación en el inventario. Recordemos que un exceso de inventario no se construye de la noche a la mañana, es un proceso lento donde cada día se suman unos pesos más.

El manejo óptimo del inventario de baja rotación tiene los siguientes pasos:

  1. Clasificación del inventario ABC y obsoleto.
  2. Declarar una política de obsolescencia.
  3. Presupuesto de evacuación.
  4. Estrategia de evacuación comercial.

Clasificación de inventario ABC

El primer paso para poder hacer una buena gestión de inventarios de baja rotación es identificarlo. Parece muy sencillo saberlo, pero asombra en la realidad cómo muchas empresas no lo han identificado aún.

Como sabemos bien, existen varias formas para clasificar el inventario. Aunque no existe una fórmula de gestión de inventario que le sirva a todas las empresas, esta gestión depende en todos los casos del patrón de demanda de la empresa, depende también de la naturaleza del inventario y de la política de servicio que se promete al cliente. Hoy no vamos a detenernos en los diferentes modelos de inventario, se puede consultar en varios artículos anteriores de Zonalogística sobre clasificación y gestión de inventarios.

El patrón de demanda se refiere a la rotación del producto y al sector económico de la empresa; no es lo mismo la demanda de una empresa de retail que tiene en sus productos una rotación diaria o semanal, que una empresa de muebles de oficina que tiene una rotación mensual de sus productos.

La naturaleza del inventario igualmente determina el tipo de gestión y de evacuación, ya que existe una gran diferencia entre la naturaleza de un inventario de productos lácteos y, por otro lado, un inventario de ropa deportiva. La estrategia de evacuación es diferente en términos de tiempo y de canales.

El control estricto de la demanda continúa siendo el mejor antídoto contra la obsolescencia del inventario y en este sentido cada empresa es diferente. Por este motivo, para la gestión de inventario de baja rotación, se requiere clasificar el inventario ABC por su rotación.

Generalmente el inventario tipo A representa cerca del 80% de la demanda, bien sea en unidades o en valor y, normalmente, lo conforma menos del 20% de los productos. El inventario tipo B representa el 15% de la demanda aproximadamente y lo componen cerca del 30% de los productos; y finalmente, el inventario tipo C, representa el 5% o menos de la demanda y lo componen cerca del 50% de los productos.

Una vez se tiene esta clasificación del inventario, lo normal es colocar la lupa en los tipo A y establecer políticas preferenciales de abastecimiento y stock. En nuestro caso, para gestionar la baja rotación, nos vamos a detener en los productos tipo C.

Inventario tipo C

Estos productos tipo C normalmente son numerosos y de poca importancia, por esta razón, su seguimiento y control es deficiente.

Si hacemos doble clic en este inventario podemos identificar que no todos los productos tipo C tienen el mismo comportamiento. Para este artículo, podemos identificar productos tipo C1, C2 y C3.

C1 son aquellos productos que, si bien tienen baja rotación, están vigentes y los clientes aún los reclaman en poca cantidad.

C2 son los productos que ya no se comercializan por los canales regulares de la empresa y hay que buscar canales de evacuación alternativos. Debemos entonces, crear y activar estos canales no convencionales pero necesarios para la evacuación.

C3 son los productos que no tienen ninguna posibilidad de comercialización por obsolescencia, vencimiento, deterioro o modas pasadas, ya no tienen valor comercial. Cuando se deja llegar el producto a este estado, la mayor parte termina en donaciones o destrucción.   En todos los casos, si no se toma la decisión, se acumulan estos inventarios en las estanterías, ocupando posiciones que podrían ser ocupadas con productos tipo A.

¿Qué se puede hacer con este inventario?

No existe una fórmula mágica para la evacuación exitosa del inventario de baja rotación, sin embargo, existe una estrategia en la que están de acuerdo la mayoría de las empresas.

 La primera acción práctica para Inventarios C1 es evitar que el producto se convierta en C2 o en C3 (obsoleto). Esto se logra tomando acción comercial cuando el producto tiene de 30 a 60 días (según el tipo de empresa) con baja rotación y empieza a correr riesgo. La idea es “moverlo” cuando todavía tiene demanda.

La segunda estrategia consecutiva para inventarios C2, que igualmente se debe aplicar a tiempo, consiste en castigar margen y ofrecer mejor precio y, a la vez, incentivar la fuerza de ventas para que vea atractivo ofrecer estos productos. Importante entender que si la fuerza de ventas no tiene incentivo no ofrecerá estos productos, mucho menos cuando el margen es una de las variables de comisión.

La tercera acción, inventarios C3, consiste en dar de baja y castigar el inventario contra provisiones.

Declarar una política de obsolescencia

Para confirmar el estatus de su empresa en este tema hágase esta pregunta: ¿En su empresa se sabe con exactitud cuáles productos son obsoletos y cuál es su valor? ¿Se tiene una política clara para clasificar un producto como obsoleto?

Si su respuesta es no, la tarea es responderla con su equipo de inventarios y socializar este procedimiento para que todos en la empresa “vibren” con el inventario activo y colaboren desde sus diferentes cargos para evitar que se convierta en obsoleto. Es importante que el equipo adopte una cultura de no obsolescencia desde los roles de compras, de ventas, de planeación, de control de inventarios, desde financiera y desde calidad; cada uno puede aportar y no pensar que es responsabilidad del área del CEDI o del área de inventarios.

Adicionalmente, se debe implementar el indicador para hacer el seguimiento al nivel de obsoletos en valor y en referencias. Cuando se tiene este control ya podemos hablar de presupuestar un castigo “adecuado” según la demanda y la naturaleza del inventario.

Presupuesto de evacuación

Más que un presupuesto de evacuación, se debe presupuestar el margen bruto total del año, considerando en este una pequeña porción para los descuentos que ayudarán a evacuar productos en la etapa C1. Si no se separa esta partida, nadie asumirá el “costo político” de castigar el margen y se estimulará la obsolescencia. Es difícil encontrar una empresa que no tenga inventarios de baja rotación, por consiguiente, no podemos negar un presupuesto para provisionar la evacuación que no cabe duda se va a utilizar.

Estrategia de evacuación comercial

Existen varias estrategias que ayudan a evacuar inventarios de baja rotación. La más común es la de aplicar descuentos a medida que la vida útil del producto inicia su curva descendente en la demanda cuando llega a ser tipo C1. Aquí lo importante es detectar a tiempo el momento adecuado para empezar a actuar. Esta es la estrategia más exitosa, la de evitar que llegue a ser C2 o C3 para luego convertirse en obsoleto. A medida que dejamos avanzar esta curva, más difícil y costosa es su evacuación.

Es difícil encontrar una empresa que no tenga inventarios de baja rotación, por consiguiente, no podemos negar un presupuesto para provisionar la evacuación que no cabe duda se va a utilizar.

Se presentan diferencias en esta estrategia dependiendo del tipo de producto. Si este es de larga duración en el portafolio y es estable en el tiempo con variaciones leves, se debe alertar desde el área comercial cuando se vaya a reemplazar por otro producto sustituto. En este punto se debe actuar para evacuar el inventario sin traumatismos.

Si el producto es “in and out” con poca duración en el portafolio y con una demanda volátil, el riesgo es más alto y se deben tirar todas las cartas durante su corta vida útil para evitar que se quede en inventario. En este caso debe haber un precio de introducción y un precio de salida rápida. Puede ser más rentable un descuento considerable a tiempo antes que se convierta en obsoleto, que asumir el costo de un largo proceso de almacenamiento y evacuación final.

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