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Por: Rafael Marín Vásquez
Consultor en Logística y en Administración de Cadenas de Abastecimiento
En la Edición No.75 esta serie se enfocó en los diferentes sistemas de alistamiento de órdenes que existen y las tecnologías que tenemos hoy disponibles para separar pedidos de manera eficiente. En esta entrega se describirán los elementos que componen un sistema de picking.
El objetivo principal en esta ocasión es explicar cada uno de los elementos que hacen parte de un sistema de alistamiento de pedidos, de tal manera que se pueda utilizar como una guía de implementación de modo genérico (ya que cada empresa tiene particularidades de producto y proceso que deben ser definidas individualmente). El presente artículo servirá de modelo para todos los que estén interesados en desarrollos de picking con procesos modernos y el uso de tecnología de diferente intensidad.
En el Gráfico No.1 se ilustran los diferentes elementos que conforman un sistema de alistamiento de órdenes.
Gráfico No.1
Elementos que Conforman un Sistema de Picking
Es el primer elemento y el más importante de un sistema de picking convencional (excluyendo aquellos sistemas automatizados, puesto que en ellos la intervención humana es muy escasa). Para los modelos de alistamiento de pedidos más comunes en nuestro medio este elemento es el diferenciador y lo recomendable es tener claro el perfil de las personas que van a realizar la operación directa de picking. Las habilidades más importantes para este tipo de actividad son: agilidad mental, buena adaptación al cambio, personas con un biotipo apto para movimientos rápidos, estatura al nivel de los productos y capacidad de concentración en operaciones repetitivas.
Adicional al perfil individual se debe complementar con un buen incentivo económico por rendimientos alcanzados. Normalmente el desempeño en este tipo de labor donde el throughput se mide en unidades/ hora la motivación es determinante y para lograrlo, el incentivo monetario es clave (además de un buen clima laboral).
El entrenamiento siempre será definitivo para cualquier proceso y en picking también lo es. Se estima que un empleado encargado de esta labor llega a su máximo rendimiento después del tercer mes de operación continua, por lo tanto no se debe ahorrar esfuerzo en este sentido.
Se trata del orden lógico y eficiente en el que deben darse las actividades que componen el despacho de un pedido, desde la orden hasta el embarque. En el proceso de picking se debe declarar de manera enfática cuál es la función objetivo.
Esto significa que desde el diseño del proceso se debe privilegiar la salida de productos, esto significa que todas las actividades deben subordinarse al flujo de salida. El objetivo debe ser la caja puesta en el camión en el menor tiempo posible, sin errores y al menor costo. Es muy común que se busque la eficiencia en el picking por la vía de la tecnología, sin embargo está demostrado que es mucho más fácil y económico agotar primero la vía del proceso.
Para lograr el máximo desempeño del sistema de alistamiento de pedidos se debe iniciar el proceso desde la planeación de la llegada de camiones en el muelle de cargue. Conocida la demanda con anterioridad, se arman lotes de picking por “olas” que pueden ser del tamaño del total de pedidos por ciudad, por zona o por camión (cada empresa define ese tamaño). Lo importante es que dada la hora de llegada del camión se planea la hora de picking de esa ola y se determina el momento de abastecimiento de productos, facturación y todos los demás procesos que completan el despacho.
Todas las actividades quedan subordinadas a la ola generada desde el despacho, contrario a lo que se conoce convencionalmente: generar primero el proceso de abastecimiento, luego el picking y la factura; en este esquema puede suceder que cuando está listo el pedido no siempre coincide con el camión que está en el muelle esperando. Aquí lo que importa es minimizar el tiempo de camión en muelles y esto a su vez optimiza en cascada la operación bajo techo. Se diseña así un proceso pull desde el cliente y no un proceso push desde el proveedor.
Consiste en el sistema utilizado para la selección de productos o preparación de pedidos (los describimos uno a uno en la pasada entrega, a la cual se puede remitir para ver más detalles). Puede ser de baja densidad (como lo es el picking en racks de almacenamiento o el sistema de picking en carros de surtido), de media densidad (como líneas de alistamiento de órdenes en conveyors) o de alta densidad (como el picking automático que puede ser Assembly Line o A-frame).
Cualquiera de estos sistemas puede ser el mejor, dependiendo del volumen de pedidos a despachar por día, del patrón de demanda de la empresa y del tipo de producto que vende. Este conjunto de variables es lo que en términos de diseño se conoce como la perfilación de la demanda para poder diseñar el sistema de picking ideal para cada empresa. Por esta razón dos empresas con el mismo tipo de producto pueden tener sistemas diferentes de alistamiento de pedidos según su patrón de demanda.
Así como en la administración de almacenes y centros de distribución se utiliza el WMS (Warehouse Management System) en el proceso de picking aplica el WCS (Warehouse Control System) el cual se asemeja mucho al anterior, pero es más estricto en el control del pedido. El WCS permite hacer el seguimiento de una orden desde que entra al proceso de picking, controla el recorrido óptimo del mismo, el cubicaje de cada pedido, el requerimiento de contenedores por pedido, la productividad de la mano de obra, la ubicación dinámica de los productos en el área de picking o “slotting” y la interfase con otros sistemas como el ERP, radiofrecuencia, voice picking o pick to light, etc.
El hardware en un proceso de picking tiene que ver con los elementos que se utilizan para exhibir el producto a despachar, para mover los productos o los contenedores en el área de alistamiento de órdenes y los dispositivos de manejo de información.
En el primero se tienen entonces las estanterías, que pueden ser racks convencionales o estanterías de flujo. Allí se exhiben todos los productos que están en el portafolio activo de la empresa, no debe faltar ninguno porque eso representa un cuello de botella en el proceso de despacho.
Respecto al hardware o equipos de movimiento de productos se encuentra toda una gama de tecnologías, desde las más simples – como carros o estibadores manuales – pasando por otras más completas – como conveyors y tramos de bandas mecanizadas – y los automatizados.
El hardware en el proceso de picking también incluye los equipos de cómputo y de lectura automática, escáneres, antenas de RF y otros dispositivos para la utilización del código de barras.
Así como el elemento más importante de un sistema de picking son las personas, la comodidad y facilidad para realizar los movimientos repetitivos es clave para el desempeño del sistema. La eficiencia en el alistamiento de órdenes se logra con pequeñas mejoras en movimientos que se repiten con intensidad en una jornada de trabajo. Aquí se habla de micrologística, que consiste en el proceso de atender un pedido desde que lo recibe un operario hasta que lo entrega al siguiente eslabón en la cadena de picking. En este sentido, la altura del contenedor atendido y su forma, el tamaño de las letras o del display a leer, la calidad del sonido (en el caso del voice picking), el peso del contendor a levantar, la forma de los empaques, la comodidad del uniforme del operario, la iluminación, el nivel de ruido, la temperatura y las condiciones ambientales en general constituyen el buen o mal resultado del sistema.
No pretenda obtener buen desempeño de un sistema de picking si no atiende de manera seria el tema de la ergonomía.
Este elemento consiste en la definición de las unidades en las que se va a descomponer los productos a despachar. Regularmente se habla de dos unidades de despacho: la primera es la unidad de abastecimiento a picking, es decir la cantidad de cada empaque por referencia que es solicitada por el sistema; ésta debe ser estándar tanto en cantidad como en presentación física y la mayoría de las veces coincide con la presentación original del proveedor.
La segunda es la unidad de picking, que se refiere a la presentación del producto que pide cada cliente; ésta puede ser la misma que viene del almacén o un subempaque de ella. En procesos de órdenes de alta densidad, se piden unidades sueltas de la mercancía.
Para obtener una mejor eficiencia del sistema se debe descomponer este subempaque antes de llegar al sistema de picking, ya que allí se requiere tener el producto tal como se va a colocar en la caja del cliente.
No deje nunca esta definición por fuera del procedimiento de alistamiento de órdenes, pues va a ser muy difícil detectar su falta de eficiencia por esta omisión.
De la mano de la definición anterior de la unidad de manejo, va la definición de cómo se va a realizar el traslado de productos del área de almacenamiento al área de picking. El objetivo es tener justo la cantidad requerida para el despacho y evitar tanto el agotado por no disponer del producto a la mano, como el convertir el área de picking en otro almacén.
Para lograrlo se debe aplicar el principio de cambiar activos por información. En vez de tener altos niveles de inventario en el área de alistamiento de pedidos, disponga de información de la demanda diaria en tiempo real antes de iniciar el turno de despacho. De esta manera se pide al almacén la cantidad definida en la política de inventario en picking que puede ser una hora, cuatro horas, un día o dos días dependiendo de cada situación. Lo importante es que esta cantidad disponible en el sistema de picking debe ser suficiente para evitar agotados en la caja del cliente, teniendo el producto en la bodega.
Tambien es conocido como “slotting” y consiste en la ubicación inteligente de los productos a lo largo del sistema de picking para maximizar la velocidad de despacho.
El slotting consiste en construir la fórmula que tenga en cuenta la cantidad demandada de cada producto, el volumen, la forma, el peso, el número de unidades por pedido y la espera entre actividades del proceso, etc.
Normalmente el balanceo de línea o slotting se hace con un algoritmo que incluya todas estas variables, de tal forma que se maximice esta función. El resultado es un listado de referencias con su posición respectiva. Esta práctica debe ser dinámica y se debe generar de nuevo cada que alguna de las variables cambia.
El otro componente para un buen ejercicio de balanceo es el mapa de la estantería, consiste en dividir la estación de trabajo de cada despachador según el esfuerzo y tiempo requerido para alcanzar el producto. Normalmente se debe tener un área caliente que es la que se encuentra al alcance directo de la mano del operario, un área intermedia en la que el operario debe hacer un desplazamiento menor y un área fría, donde el operario tiene un desplazamiento y un esfuerzo mayor.
El secreto del balanceo está en la correlación que se haga de los productos tipo A (colocándolos en el área caliente), los tipo B (en el área intermedia) y los productos tipo C (en el área fría). Esta operación se realiza generalmente con cantidades de demanda presupuestada, por lo que se recomienda hacer un re-balanceo una vez inicie el despacho real.
Es importante definir si la clasificación ABC de productos se basa en la velocidad del producto o en la frecuencia. Esto depende del tipo de producto y del patrón de demanda.
Cabe señalar que la velocidad de producto se entiende como el número de unidades que se despachan por producto en un período de tiempo. Asimismo la frecuencia es el número de veces que el producto es solicitado en los pedidos, es decir la popularidad del producto.
Existen productos de gran velocidad y poca frecuencia que son los que solicitan pocos clientes, pero en gran cantidad. En el caso contrario están los productos de poca velocidad y gran frecuencia, estos son los que casi todos los clientes solicitan aunque sea por una unidad.
Realizar cuidadosamente esta correlación y balancear el sistema con esta estrategia traerá gran productividad en el despacho y mejorará la eficiencia del personal.
Consiste en el sistema de reconocimiento del volumen a empacar por cada pedido. Para esto se requiere que la base de datos de productos tenga el cubo de cada uno de ellos (alto X ancho X largo). Luego se confronta esta suma de volumen con el cubo del contenedor de despacho, de tal forma que el sistema sugiera automáticamente el número de contenedores por pedido, maximizando así el uso del espacio tanto en el contenedor como en el camión.
Los indicadores mas utilizados para conocer el desempeño de un sistema de picking son los expuestos en el Gráfico No.2.
12. Inspección
Consiste en el chequeo aleatorio o total de los pedidos para detectar errores en picking y medir la calidad del proceso.
En procesos maduros se debe chequear entre el 15% y 20% de los pedidos y el error no debe ser superior al 0,8% de los pedidos, si se excede esta cifra se debe aumentar el número de pedidos revisados y corregir las causas de errores y cuando se tenga de nuevo el indicador bajo control se debe volver al porcentaje recomendado de inspección.
13. Rótulo o Etiqueta de Identificación
Es un componente muy importante del proceso de picking. El rótulo debe permitir la identificación de cada una de los contenedores de despacho a lo largo del proceso de picking. Además debe contener todos los datos del cliente tomados de la base de datos. La dirección de entrega debe ser en letras grandes para facilitar el ruteo de los pedidos y la entrega final.
Este rótulo también debe tener un número único de identificación del contenedor para el control interno y el tracking del pedido en el proceso de picking (ver Ilustración No.1).
Ilustración No.1
Rótulo o Etiqueta de Identificación de los Contenedores en el Picking
14.Orden y Aseo
Parece un elemento tan sencillo que no amerita enumerarlo en esta lista, sin embargo puede establecer la diferencia para un sistema con alto desempeño. La experiencia lo demuestra, el proceso de picking es muy dinámico y genera gran cantidad de desperdicios y excedentes de cartón, bolsas y otros materiales. Tener un proceso de manejo de excedentes, de aseo permanente y de despejes de línea claros entre un lote y otro puede generar grandes beneficios en el desempeño del sistema. No se puede concebir un sistema eficiente sin orden y sin aseo.
