Ejemplo de Agenda S&OP

septiembre 4, 2014

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Estas reuniones deben seguir un “cronograma” que permite que el desarrollo de las mismas sea organizado y así, se pueda llegar a los resultados deseados. En este texto se plantean algunas etapas que deben cumplir estos encuentros, de acuerdo con la experiencia de algunas empresas.

Fuentes especializadas aseguran que las organizaciones actuales buscan optimizar cada segundo de la jornada laboral, por eso recomiendan estos cinco pasos para que el tiempo de las reuniones S&OP sea aprovechado al máximo : •Integración del Equipo: el grupo que asiste a estas reuniones debe estar conformado por empleados que tengan acceso a la información “clave” y por miembros del equipo directivo. •Presentación de la Información: en estas juntas se exige la presentación de registros, aspectos financieros, reportes de ventas y faltantes, niveles de suministros y pronósticos estadísticos. Los especialistas aseguran que en este punto es fundamental el uso de tecnología. •Pre – Reuniones Mensuales: se recomienda que sean tres y muy breves. Con estos encuentros se busca evitar sorpresas en la reunión definitiva. Además se sugiere tener una agenda para cada una de estas juntas. •Establecer Métricas Reales y Asertivas: se debe tener un control y seguimiento puntual de cada una de las áreas participantes y establecer planes de acción que sean alcanzables para todos. •Entusiasmo y Motivación: se debe trasmitir motivación para que todo el personal pueda llegar al objetivo común. En los Gráficos No.1 y No.2 se plantean esquemas de las reuniones S&OP .

Gráfico No.1

Esquemas de Reuniones S&OP

Gráfico No.2

Esquemas de Reuniones S&OP

Si se quiere sacar el mayor provecho a estos encuentros es recomendable conocer las ventajas de ciertas herramientas informáticas con las que se podrá atraer clientes potenciales, asegurar la preferencia de los consumidores a partir del mejoramiento del servicio e incrementar las ventas.

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Miguel Ortega – Gerente Senior de Asesoría en Mejora de Procesos de KPMG en México – plantea las siguientes fases para las juntas S&OP: •Fase 1: Recolección de Información Histórica. En esta etapa se recopilan datos históricos sobre: a)Ventas actuales y negadas, niveles de servicio, resultados de estrategias de precios, devoluciones y resultados y calendarios de promociones, entre otros. b)Niveles de producción, niveles de inventarios, lead times de proveedores, restricciones de capacidad y rotación de inventarios, etc. •Fase 2: Planeación de Ventas. El personal que está encargado de la planeación de la demanda hace una revisión de los datos recolectados en la etapa anterior y genera los pronósticos para los meses posteriores. Estas predicciones son revisadas y se convierten en una versión inicial del plan de ventas que se alineará a las versiones preliminares del plan de mercadeo, promociones y lanzamiento de nuevos productos. •Fase 3: Planeación de Operaciones. Durante esta etapa el personal de operaciones debe generar el plan de producción y/o abastecimiento teniendo en cuenta el plan de ventas establecido, disponibilidad de materiales, capacidades de producción y niveles de inventario. •Fase 4: Reunión de Revisión. El personal gerencial de las áreas de mercadotecnia, operaciones, ventas, finanzas y desarrollo se reúne para revisar cualquier vacío que se presente entre el plan sugerido por ventas (que aparece en la Fase 2) y las restricciones detectadas por operaciones en la Fase 3. De esta forma se establecen los planes de acción para ayudarle a la empresa a lograr las metas comerciales y financieras que se hayan establecido. •Fase 5: Reunión Ejecutiva. Para terminar se presentan los planes resultantes de la Fase 4 a las direcciones funcionales implicadas para lograr su visto bueno. El Gráfico No.3 muestra un calendario que reciben los participantes al final de las juntas S&OP .

Gráfico No.3

Muestra del Calendario que Recibirán los Participantes a la Junta S&OP

Texto destacado 1: En las juntas S&OP se exige la presentación de registros, aspectos financieros, reportes de ventas y faltantes, niveles de suministros y pronósticos estadísticos. Los especialistas aseguran que en este punto es fundamental el uso de tecnología. Texto destacado 2: Si se quiere sacar el mayor provecho a estos encuentros es recomendable conocer las ventajas de ciertas herramientas informáticas con las que se podrá atraer clientes potenciales, asegurar la preferencia de los consumidores a partir del mejoramiento del servicio e incrementar las ventas. Foto 1: Se debe tener un control y seguimiento puntual de cada una de las áreas participantes y establecer planes de acción que sean alcanzables para todos.

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