Inventarios y el peligro de los descuentos por cantidad

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Uno de los aspectos que más preocupa a las empresas que producen algún tipo de bien es el del buen manejo de los inventarios de sus productos. Esto, porque con frecuencia se cree que entre mayor cantidad de existencias se tenga, más rápido se podrá atender cualquier demanda; sin embargo, también constituye un error constante, pues tener altas cantidades de inventarios conlleva a otros problemas.

Se considera como un inventario, a cualquier recurso almacenado que es utilizado con el objetivo de satisfacer una necesidad actual o futura en una empresa: pueden ser de materias primas, trabajo en proceso y bienes terminados.

Dentro de las funciones principales de estos inventarios se mencionan por ejemplo:

  • Cubrir demandas anticipadas.
  • Aprovechar descuentos por cantidad.
  • Separar procesos de producción y distribución.
  • Protección contra la inflación.
  • Surtir adecuadamente los órdenes de pedido -evitar el inventario agotado.

Para realizar una adecuada gestión de sus inventarios, las empresas utilizan diversos modelos que les permiten calcular aspectos relacionados básicamente con qué, cuándo y cuánta cantidad de pedido se debe hacer o producir, para no incurrir no solamente en gastos innecesarios, sino también para lograr un nivel óptimo de eficiencia en el despacho de productos solicitados por los clientes.

Justamente, uno de esos modelos tan usados es el de la Cantidad Económica de Pedido, también conocido como EOQ (por sus siglas en inglés: Economic Order Quantity), el cual es un método que se basa en la demanda determinística[1] de los productos que hacen parte del inventario, es decir, cuando se conoce lo que van a solicitar o se puede llegar a predecir con bastante precisión, de cuanto va a ser el pedido.

Este modelo, que tiene algunas variaciones, permite principalmente lograr una especie de equilibrio al encontrar un punto en el que los costos de pedir un determinado producto y de tenerlos en un inventario son los mismos, por lo que se puede calcular la cantidad óptima a ordenar.

Así, algunas de las características en las que este modelo se basa, tienen que ver por ejemplo con que se tiene una cifra muy cercana a lo que va a ser la demanda, la cual es constante y además independiente. Así mismo, plantea que el reabastecimiento se haga inmediatamente el stock llegue a cero y por otro lado, no contempla los descuentos por cantidad.

Uno de los aspectos que hace que este modelo sea bastante usado a nivel mundial, tiene que ver con que facilita la optimización de la cantidad de órdenes, reduciendo considerablemente los costos. Adicionalmente, su sencillez, permite que se pueda calcular de forma rápida y fácil la cantidad de cada pedido.

Sin embargo, algunos expertos señalan que el hecho de partir del supuesto de una demanda constante, hace que este modelo difiera de la realidad, en donde las demandas nunca son estáticas ni fijas.

Una deducción matemática para el cálculo del EOQ es la siguiente:

Colocando todos los componentes como una ecuación, se tiene:

Costo total    =  Costo anual de la compra = c x D

                         +  Costo anual de mantener inventarios =  Q/2×H

                         +  Costo anual de ordenar = D/Q×S

                         + Costo de escasez = Ue×Ce

El costo total es la suma de las ecuaciones anteriores.

Donde:

D = Demanda anual en unidades.

c  = Costo unitario de los artículos.

Q = Cantidad de lote a pedir.

S = El costo de preparación de un pedido.

H = Costo de mantener una unidad al año.

Q/2 = El inventario promedio a tener en el año.

Ue = Unidades en escasez.

Ce = Costo de escasez por unidad.

El valor óptimo de Q es el punto donde el costo total es mínimo, es decir, en el que la pendiente de la curva de costo total es cero; entonces aplicando cálculo y derivando CT con respecto a Q y luego igualando esta derivada a cero, se tiene:

Lo que implica tener inventario

Generalmente las empresas piensan en aumentar sus inventarios con el fin de lograr una ventaja en cuanto a los precios del producto  ya que se pueden conseguir a más bajo costo al comprar una mayor cantidad.

Esto, porque los proveedores con frecuencia ofrecen un rango de descuento de acuerdo con el tamaño del pedido, para de esta forma garantizar una mayor rotación en sus propios inventarios. (Ver Tabla1).

Tabla1.

Ejemplo de los descuentos por cantidad que ofrecen muchos proveedores. El valor unitario a pagar dependerá del tamaño  que tenga el pedido hecho.

De cierta forma, esto podría significar una mayor ganancia cuando se logra comercializar dichas existencias, no obstante, el tener un inventario de bienes o materias primas, implica varios desafíos que pocas veces son tenidos en cuenta por el personal encargado.

Uno de esos tiene que ver con el espacio de almacenamiento que se necesita cuando se va a tener un inventario significativo. Si no se cuenta con un lugar propio, tener un alto inventario y aún, uno promedio, requerirá de pagar por un sitio de bodegaje, que es más alto por ejemplo, cuando los productos que se almacenan son perecederos, pues además habrá que enfrentar los costos del consumo de energía eléctrica que se requieren al calentar o refrigerar ciertos elementos.

Además, se incurre en costos por movilización, distancia y recorridos, así como por mantenimiento de instalaciones y máquinas que intervienen en el proceso de almacenamiento de estos inventarios, entre otros.

En el caso de productos de mayor vida útil, el riesgo también radica en el deterioro o daños que pueden tener con el tiempo, y en casos como el de los textiles o prendas de vestir, la mayor dificultad está en que pasen de moda con los cambios de colección.

Otro de los aspectos en que se debe pensar, es en que cuando se trata de grandes cantidades de producto terminado o materiales, hay una alta probabilidad de que sea necesario disponer de más operarios que se encarguen de manejar dicho inventario, lo que en un panorama breve, podría hacer que los ahorros logrados a la hora de comprar o fabricar más unidades de un producto, no compensen en muchos casos los gastos en los que se puede caer.

Por eso, es importante a la hora de gestionar una compra, que el responsable tenga visible los costos logísticos extras que podrá tener si el volumen negociado rebasa significativamente la norma estratégica de dimensionamiento de su capacidad logística (almacenes, transporte). Muchas veces, los descuentos por cantidad son un espejismo y comprar más allá de la norma logística estratégica destruye más valor que el logrado con un menor precio unitario.

Al respecto, Hugo Fernando Osorio, consultor e investigador de operaciones logísticas, señala que  el aumento en el costo de mantener los inventarios no sobrepasa necesariamente el descuento, sino que “puede sobrepasar la utilidad o el ingreso generado como resultado del descuento, eso, sin tener en cuenta los costos ocultos por el manejo de estos aumentos en los flujos de la cadena de abastecimiento, como lo son el tiempo que se dejó de invertir por persona en otros pedidos o movimientos igual o más importantes”.

Retos del manejo de inventarios

En la actualidad el manejo de inventarios supone una serie de desafíos para las empresas, que van desde el reabastecimiento continuo, inventarios en consignación, alianzas estratégicas, la relación con los proveedores, inventarios just in time, reposiciones vía procesos TOC o DDMRP, rapidez, sostenibilidad ambiental y sobre todo, lograr una mayor conciencia en todos los eslabones de la cadena, de lo que cuesta comprar para almacenar.

Sumado a esto, se puede decir que las compañías deben procurar también una reducción de la obsolescencia de los productos del inventario, recortar al máximo el ciclo del pedido, procurar una respuesta más eficiente de los pedidos solicitados y mejorar el cumplimiento de los compromisos comerciales, entre otros aspectos.

Entre tanto, el mexicano Juan Carlos Fernandez, consultor de productividad y desarrollo humano, aseguran que siempre será mejor sustituir el stock por información, capacidad instalada en planta, distribución centralizada o una planeación adecuada de la manufactura, por lo que agrega que los altos niveles de inventarios generan errores muy delicados para la operación, como lo son:

  • Fallas en el pronóstico de la demanda.
  • Demoras en la colocación de pedidos
  • Errores en pedidos y ordenes de compras
  • Incrementos en costos de mantenimiento
  • Y productos defectuosos, entre otros.

Destacados:

* Generalmente las empresas piensan en aumentar sus inventarios con el fin de lograr una ventaja en cuanto a los precios del producto  ya que se pueden conseguir a más bajo costo al comprar una mayor cantidad.

* Uno de los aspectos en que se debe pensar, es en que cuando se trata de grandes cantidades de producto terminado o materiales, hay una alta probabilidad de que sea necesario disponer más operarios que se encarguen de manejar dicho inventario, lo cual podría hacer que los ahorros logrados a la hora de comprar o fabricar más unidades, no compensen en muchos casos los gastos en los que se puede incurrir.

Cibergrafía:

Bibliografía

  • Saldarriaga Diego Luis. Gerencia de Inventarios & Planeación de Producción, soluciones simples a problemas complejos, 2014.

[1] Una demanda es determinística cuando el índice de Variabilidad IV<=25%, ver Gerencia de Inventarios y Planeación de Producción pág. 66.

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