Un inventario es una operación que busca establecer la existencia física de bienes que pertenecen a una compañía y que están almacenados en diferentes depósitos. Esta revisión debe constatarse con las existencias que aparecen en los registros contables de la empresa a la fecha del conteo.

¿Qué es un inventario físico?

El inventario físico consiste en corroborar la presencia real de bienes almacenados y verificar su estado y condiciones de seguridad. Esta labor es coordinada por la Gerencia Administrativa y Financiera y el Contador es el responsable de tomar el inventario general de la compañía.

El área en mención determinará el momento en el que se debe realizar el inventario  (aunque se sugiere que sea durante la segunda quincena de diciembre de cada año).

Previo al día de inventario, el Contador notificará a través de un memorándum que será dirigido al departamento de logística la hora, fecha y lugar y todas las instrucciones que sean pertinentes.

Acto seguido el Jefe de logística emprenderá las siguientes tareas:

• Preparar los almacenes para el conteo de la mercancía, haciendo énfasis en factores de limpieza y orden.
• Definir cuál será el personal que atenderá al equipo de inventario.
• Implementar las acciones respectivas para disponer de los medios indicados para realizar eficientemente el inventario.

De igual forma el área de contabilidad  con base en la planeación efectuada sobre los inventarios se encargará de:

• Nombramiento de jefes de equipo por bodega y la conformación de grupos para realizar este conteo.
• Entrega de la Hoja de Instrucciones para la Toma de Inventario (este documento debe quedar en manos del personal a cargo).
• Entrega de la fecha de realización del inventario al equipo designado.
• Coordinación – junto con el departamento de logística – la movilidad y entrega de todos los implementos requeridos para realizar el inventario.

En el libro “Diseño, Optimización y Gerencia de Centros de Distribución – Almacenar Menos, Distribuir Más”

[1] se establece que para realizar este conteo es necesario zonificar los inventarios en la bodega según criterios como alto valor, productos ABC y peligrosidad, entre otros.

Cada una de estas áreas tiene una importancia relativa dentro del conteo. Algunas de las zonas en mención pueden ser:

• Zona de picking.
• Zona de pallets incompletos.
• Zona de pallets completos.
• Zona de recibo.
• Zona de carga.
• Zona de averías.
• Zona de maquila.
• Zonas de control.
• Zonas de cuarentena.
• Zona de atención de unidades sueltas.

También es necesario hacer un plan de conteos periódicos en el que se establece un cronograma en el que se establezca qué y cuántas referencias deben inventariarse por día de acuerdo con las áreas de almacenamiento.

Es importante tener en cuenta que la toma física de inventarios genera la necesidad de disponer anticipadamente de ciertos recursos de manos de obra.

El paso a seguir es la ejecución, en la cual:

• Un auxiliar de inventario operativo alista los documentos de trabajo.
• Este operario entrega listados ciegos al personal logístico operativo asignado para el primer conteo físico por ubicación / referencia.
• El personal operativo encargado efectúa el conteo de los bienes almacenados en la ubicación / referencia, registra la cantidad en el listado ciego y entrega los datos al auxiliar de inventario operativo.
• El auxiliar de inventario operativo realiza la comparación entre el conteo físico y el inventario teórico; en caso de que haya diferencias se tendrá que hacer un tercer conteo y una revisión en todas las áreas de la bodega.
• Al culminar los segundos conteos se efectúa el reporte de novedades de inventarios periódicos.

La fase a seguir es la atención a novedades. En este punto el Jefe de la bodega realiza el seguimiento de las novedades, reportes de control de inventarios y ajustes según se requiera.

En el libro mencionado también se segura que adicional a los inventarios cíclicos, las empresas tienen que realizar conteos generales incluso una vez al mes. Estos inventarios son inconvenientes porque detienen las labores normales y generan costos.

La práctica ideal es pasar a tener un solo inventario general al año y mantener un esquema de conteos permanentes que sea revisado por el departamento de contraloría o de auditoría de la empresa.

[1] Esta obra es de la autoría del Ingeniero Diego Luis Saldarriaga – Gerente de Operaciones y Logística del Grupo Familia y Director de la Revista Zonalogística -.