¿Cómo aporta el departamento de Compras a la innovación logística?

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El papel del departamento de Compras dentro de las organizaciones es cada vez más importante. Los compradores deberán jugar un rol activo en la transformación de la organización y la integración de los proveedores a la cadena de suministro.

Las organizaciones son sistemas complejos con múltiples variables que las hacen especiales y diferentes de las demás. En un entorno de incertidumbre permanente deben aplicar estrategias para adaptarse a los nuevos retos, garantizar su permanencia en el mercado y generar valor.

Por otro lado, los cambios generados por la evolución tecnológica hacen que los clientes tengan más conocimientos frente a los productos y servicios del mercado. De esta forma, las expectativas son aún más altas, lo que genera inquietud a las organizaciones que deben comenzar a transformarse.

Es por esto por lo que la innovación se hace necesaria a nivel corporativo y deberá desarrollarse mediante procesos de trabajo en equipos interdisciplinarios. Mediante pequeños aportes se va construyendo un nuevo camino y enfrentando nuevos retos.

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¿Cuál debe ser el rol del departamento de Compras?

El área de Compras debe jugar un papel activo dentro de la cadena de suministro para alcanzar los objetivos corporativos. Las empresas requieren que Compras no sea simplemente un área de soporte administrativo, sino que sea un área estratégica que realice aportes significativos.

Se requieren compradores que aporten a los procesos de innovación mediante el entendimiento de las necesidades, el conocimiento de los productos y servicios, y el relacionamiento con sus proveedores. 

Los retos en Compras son múltiples, por lo que planteo tres frentes de trabajo necesarios para el logro de los objetivos corporativos mediante procesos de innovación.

Optimización de procesos de compra

El aporte de Compras debe comenzar desde el interior de su área. Se debe preparar y organizar el proceso de compras para poder garantizar el equilibrio entre la operación y la estrategia. No se debe descuidar el día a día, pues la función principal de compras seguirá siendo garantizar el suministro de bienes y servicios en los tiempos y calidades requeridos.

Compras debe lograr la diferenciación clara de funciones, el equilibrio de cargas, el rediseño de procesos y el aprovechamiento de la tecnología para satisfacer el cliente interno.

Todas estas mejoras deben estar acompañadas de procesos de capacitación que permitan adquirir el conocimiento y las habilidades necesarias para el desempeño de sus funciones.

Conocimiento de procesos, productos y servicios

El comprador debe entender los procesos y la forma en la que son utilizados los productos y servicios que le son requeridos. Es su responsabilidad investigar y profundizar en todo lo relacionado con la necesidad. Los compradores deben tener las respuestas claras a las siguientes preguntas:

  1. ¿Qué voy a comprar?
  2. ¿Para qué y por qué se debe comprar?
  3. ¿Cómo se va a utilizar?
  4. ¿Cuánto debo comprar?
  5. ¿Cuándo y dónde debo entregar?

Este conocimiento les permite:

  • Tener una adecuada comunicación con los usuarios internos.
  • Lograr el cumplimiento de las expectativas y la solución a las necesidades de los usuarios.
  • Tener una mejor información y conocimiento necesario para enriquecer el relacionamiento con los proveedores.
  • Las variables pueden ser infinitas y dependen del tipo de compra y de la importancia de ésta para la compañía en términos económicos o de estrategia.

Relacionamiento con los proveedores

Los proveedores constituyen una pieza clave dentro de la cadena de suministro y es el departamento de Compras quien se encarga de ser el enlace con ellos. Esta área sirve de puente o canal de comunicación de todas las necesidades o ideas internas que pueden ser atendidas, y solucionadas por los proveedores. Dichas soluciones dependen del grado de relacionamiento de los compradores con sus proveedores y si están alerta a lo que está pasando en el mercado.

Es necesario contar con compradores muy profesionales que no se dediquen solo a ejecutar las compras, sino que sean permanentemente gestores de relaciones. Esto implica entender las necesidades y estrategias, analizar el mercado y promover el relacionamiento con los clientes para definir las soluciones requeridas por la compañía.

Para lograr esto, los compradores deberán realizar cotidianamente actividades cómo:

Atender a todos los proveedores

Nunca se sabe qué se puede encontrar en una llamada o en una visita de un proveedor. Esto aplica para proveedores antiguos, aquellos que llegan por primera vez o proveedores con quienes aún no se ha llegado a ningún cierre de negociación.

Se debe dedicar el tiempo suficiente para entender e indagar respecto a lo que nos están ofreciendo o presentando. Esto nos puede servir para afianzar mucho más los conocimientos que tenemos de los productos, servicios y mercados.

En la medida en que tengamos mayor conocimiento de los proveedores actuales o potenciales y que ellos también tengan conocimiento sobre nuestra compañía, más posibilidades existirán de determinar las potencialidades futuras.

Visitar las instalaciones de los proveedores

Los compradores se quedan en sus oficinas y puestos de trabajo. Sin embargo, no salen a visitar las instalaciones de los proveedores.

Realizar visitas a los proveedores abre la posibilidad de interactuar con las personas que están detrás de todo el engranaje. De esta forma, podremos conocer los procesos productivos y logísticos, y así activar ideas que pueden aportar al mejoramiento de nuestros productos y procesos.

A estas visitas también deben asistir personas de otras áreas de nuestra compañía que puedan verse impactadas por estos conocimientos e interacciones.  Así inicia el camino de trabajo colaborativo en el campo de acción que estemos necesitando o para el cual veamos algún tipo de oportunidad.

Asistir a ruedas de negocio y ferias comerciales

Es muy necesaria la asistencia a ruedas de negocio, conferencias, cursos y ferias comerciales.

En todos estos espacios se podrán conocer diferentes personas y empresas con intereses comunes y complementarios, con los que podremos intercambiar ideas, conocimientos y experiencias. Asimismo, podremos adquirir elementos y contactos para el desarrollo de procesos de mejora y transformación en nuestras organizaciones.

Promover procesos de co-creación

Es el departamento de Compras el encargada de conectar a clientes internos y proveedores, a través de estudios del mercado de suministro y el entendimiento de las necesidades y estrategias.

Se deben crear espacios en los que los proveedores puedan participar de manera activa, aportando ideas para solucionar los diferentes retos que se pueden encontrar.

En estos espacios los proveedores no trabajan como entes independientes que compiten con otros por un cliente, sino que se unen entre ellos para lograr un objetivo común.

Herramientas tecnológicas

Cada vez tenemos más y mejores herramientas que nos permiten tener acceso a información como: análisis de mercados, tendencias, indicadores, reportes y noticias sectoriales. Esta información adicional hace del comprador un profesional con conocimientos que le dan más posibilidades de enriquecer el relacionamiento con los proveedores y clientes internos.

Los proveedores van al ritmo que le permitan los compradores y la responsabilidad de avanzar, evolucionar e innovar, depende en gran medida de la visión del comprador. Debe estar atento a las posibilidades que tiene a su alrededor para trabajar hacia el interior y exterior de la organización.

Son muchos los retos a los que deberá enfrentarse el departamento de Compras en este camino por desempeñar una función más estratégica. Para esto, será necesario contar con espacios dedicados al entendimiento de necesidades, al conocimiento de sus productos y a fortalecer el relacionamiento con los proveedores.

 Por: Adriana María Ruiz

Consultora en gestión de compras y abastecimiento de Sourcing Experts

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