Por: José Miguel Fernández Gómez
Director de Advanced Fleet Management Consulting
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Los sistemas de gestión de flotas se han convertido en auténticos gestores globales, teniendo en cuenta que permiten una clara mejora en la organización del trabajo, además de una optimización de las rutas, un mayor control de las cargas, la reducción del gasto de gasóleo en base al perfeccionamiento de las pautas de conducción por parte de los chóferes o la interacción con el CAN Bus de los camiones, entre otras posibilidades. Todo ello buscando la rentabilidad empresarial.
Hay cinco factores principales para tener en cuenta en la gestión de una flota de vehículos y son:
- Política de la gestión de la flota: la dirección de la empresa debe diseñar, desarrollar e implementar la política de la gestión de la flota estableciendo unas directrices de actuación y una planificación a largo plazo, con el objetivo de desarrollar la estrategia general de la organización, y debe respaldar, hacer cumplir y comunicar esta política a todas las personas involucradas en dicha gestión. Muy frecuentemente la ausencia y una política ambigua o poco desarrollada es el origen de una gestión de la flota de vehículos no satisfactoria.
- El cálculo del número de vehículos: el dimensionamiento de una flota es lo más complejo de todas las actividades, debido a todas las variables involucradas, por lo que siempre se llegará a una solución óptima para un periodo de tiempo. Si tenemos más vehículos que el número óptimo, tendremos mayores costes totales, y por el contrario si tenemos menos vehículos que el número óptimo no prestaremos el nivel de servicio establecido.
Hay estrategias para tener el número óptimo de vehículos con el objetivo de que siempre estén trabajando, como que haya un tiempo de espera desde que el cliente solicita el vehículo hasta que el servicio es prestado, tener una flota propia para servir a nuestros clientes principales y subcontratar parte de la flota para servir los picos de demanda de clientes esporádicos, subir o bajar los precios de nuestros servicios, y subcontratar parte de nuestra flota a terceros.
- Adquisición de los vehículos: las dos principales modalidades de adquisición son en propiedad o renting/leasing; cuál elegir depende de criterios cuantitativos (económicos) y cualitativos: para comparar desde el punto de vista económico si es mejor adquirir en propiedad o en renting/leasings, hay que calcular los costes de propiedad del vehículo durante el tiempo que va a ser utilizado (TCO-Total Cost of Ownership).
Además, nos sirve para comparar entre modelos de vehículos. Desde el punto de vista cualitativo hay que considerar la flexibilidad para prestar el servicio y las características del vehículo como los carrozados o modificaciones necesarias, talleres propios, tipo de servicio a prestar o la especialización del vehículo.
- La operación de los vehículos: el objetivo en la operación de los vehículos es que estén el máximo tiempo disponible para cumplir el nivel de servicio establecido, con los menores costes variables de operación posibles. Las principales actividades de operación de los vehículos son: la planificación del mantenimiento es una de las principales actividades de la gestión de la flota, porque no realizarlo a tiempo según el fabricante tiene unas consecuencias negativas para el vehículo.
Asimismo, la gestión y análisis de las averías para identificar cuáles son las más importantes y frecuentes; la gestión de los recambios de la flota, ya que existen recambios alternativos a los originales mucho más económicos; el programa para el control y la reducción del coste del combustible, ya que es mayor coste operativo de la flota; el programa para el control y la reducción de los accidentes de tráfico, ya que debemos garantizar la seguridad de los conductores y usuarios de los vehículos.
Finalmente, la elección, control y seguimiento de los neumáticos, en tanto que son el segundo coste operativo y un elemento de seguridad del vehículo; y la utilización de talleres propios o externos ya que suponen una gran inversión.
- Renovación / Retirada de los vehículos: el vehículo presta el servicio por un periodo de tiempo, por lo que hay que establecer la política de renovación/retirada del vehículo del servicio, la cual puede ser cuando se alcance un kilometraje, una edad del vehículo o la que antes se cumpla. Los aspectos fundamentales que se deben considerar son los siguientes: costes de propiedad del vehículo, valor residual del vehículo, imagen de la marca, mercado en el que opera nuestra organización o las restricciones de presupuesto para renovar.
Actualmente, los principales problemas que nos encontramos en las empresas de transporte son los siguientes:
- No hay una política de gestión de la flota, por lo que debe ser diseñada, establecida y respaldada por la dirección de la compañí
- La mayoría de las flotas están sobredimensionadas por una mala planificación y no tener una política de renovación establecida ocultando los problemas de gestión de la flota. Normalmente se compran/renuevan los vehículos cuando hay presupuesto disponible, agotándolo enteramente, aunque no necesitemos algunos vehículos.
- La no utilización de tecnología como un software telemático para gestionar la flota o de planificación de rutas.
- No tener un programa para la reducción del consumo de combustible y las emisiones contaminantes.
- No tener un programa para el control y reducción de los accidentes de tráfico.
- Tener la visión de la gestión de la flota como un gasto y no como una inversión para desarrollar la estrategia general de la compañía, por lo que no se dedican los recursos necesarios para su apropiada gestión.
- No saber cuáles son las funciones del gestor de la flota o no tener un gestor de flota.
- No conocer cuál es el coste de la flota, el coste por kilómetro o el coste de la tonelada, etc.
Múltiples beneficios
La utilización de la tecnología para la gestión de la flota es muy útil porque facilita el acceso, el almacenaje y la gestión de la información de forma sencilla e inmediata desde cualquier emplazamiento y dispositivo.
Las principales tecnologías para la gestión de la flota son: servicios telemáticos, optimizadores de rutas, sistemas de ayuda a la conducción (ADAS-Advanced Driver Assistance Systems), y el software de gestión del tráfico (Transportation Management System-TMS).
El uso de un servicio telemático es de gran utilidad, porque ayuda a monitorear y recopilar multitud de información valiosa de la operativa de la flota de vehículos como el consumo de combustible, la distancia recorrida, las rutas realizadas, la localización del vehículo, quién es el conductor del vehículo o la forma de conducir de los conductores de forma automática.
Aspectos que debe cumplir un software
- El proveedor del software telemático debe tener la certificación ISO 27.001, que es la más estricta para los controles de seguridad de la información.
- El servicio debe estar disponible en la nube SaaS (Software As Service),de forma que pueda ser utilizado desde cualquier ubicación y dispositivo a través de un navegador.
- Disponibilidad de los datos 100% del tiempo, las 24 horas, los sietes días de la semana.
- Establecimiento de alarmas personalizadaspara realizar su seguimiento.
- Compatibilidad e integración con otros softwares de la organización: debe permitir el intercambio de la información con otros softwares de la organización; para ello debe tener las interfaces de programación de aplicaciones abiertas para integrarse con otras aplicaciones (API-Application Programming Interfaces).
- Equipo soporte: todos los softwares telemáticos fallan, por lo que el proveedor del software tiene que contar con un equipo soporte para resolver las incidencias, además de posibles integraciones con otras aplicaciones y desarrollos del software telemático.
- Adaptabilidad: el software telemático se debe poder desarrollar para cumplir los requisitos y requerimientos de la gestión de la flota.
- Modulabilidad: el software ha de estar integrado por módulos (mantenimiento, averías, consumo de combustible etc.).
- Escalable: es preciso que pueda ser utilizado independientemente del número de vehículos.
- Cuadro de mando: el software telemático tiene que permitir el diseño del cuadro de mando de las variables que mide adaptado a las necesidades de cada empresa.
- Coste: tiene que estar basado en una tarifa de vehículo-mes y las funcionalidades que se adquieren.
- Extracción de la información: debe permitir el diseño de consultas de la información y su extracción en diversos formatos.
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