Avanzando con IBP: De S&OP a Estrategia Integrada
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El Papel de la Gestión de los Inventarios en el Crecimiento de los Portafolios
Dadas las conductas del mercado y las nuevas formas de consumo, cada día las empresas se ven más orientadas a crear y vender productos para satisfacer necesidades específicas de nichos de mercado, haciendo que se incrementen los portafolios de las organizaciones, por lo que debe haber una correcta gestión de inventarios, para no entorpecer las operaciones de la empresa.
Las nuevas tendencias de consumo y de mercadeo, han hecho que los clientes y el mercado en general exijan productos que son cada vez más especializados, que se adapten más a las particularidades de los nichos y que se represente con su target, haciendo que el portafolio de productos que ofrece una empresa pueda crecer.
Ejemplos se ven todos los días en las grandes superficies o en los comerciales, en los que las personas pueden pasar de diseñar su propio producto, hasta escoger una marca en una vasta variedad de formas, presentaciones, colores y distinciones con los que se sienten más identificados o se adecúan a sus necesidades.
Esta evolución tanto de los mercados como de los hábitos de consumo le ha planteado un reto a las empresas, no solo desde la identificación de lo que su target desea, sino además en el manejo y gestión de los inventarios.
En este sentido, la cantidad de inventario que una empresa puede manejar puede llegar a ser un verdadero dolor de cabeza si no se cuenta con el conocimiento técnico adecuado y si no hay un manejo de las herramientas disponibles, lo que puede terminar con un entorpecimiento de la operación logística de las organizaciones y con la pérdida de mercado.
Al respecto, William Marín, miembro fundador de eLogis, señaló que en efecto ese inminente crecimiento de los portafolios es una tendencia que existe y probablemente se va a volver aun más compleja, “pero hay herramientas que ayuden a simplificar, es decir, a tener un uso racional de los portafolios”.
“Si bien es una tendencia y los procesos logísticos y la cadena de suministro se tienen que ajustar a esa propensión del mercado y no al revés, hay maneras de garantizar a través de estas herramientas como: análisis de multivariedad de portafolio, escatelgrama de demanda y rentabilidad, que ayuden a que esos portafolios estén creciendo de una manera racional y coherente con la estrategia de la compañía”, explicó Marín.
Es decir que desde la gestión de inventarios y la logística se pueden sostener los niveles de crecimientos de los portafolios, pero para la organización este aumento debe estar agregando valor, para que no sea un crecimiento de portafolio en los que no se perciba un valor agregado por esa complejidad que se está incorporando en las empresas, y para eso, según Marín, indicó que aunque existan las herramientas para una buena gestión de inventario, lo primordial estaría en la formación de las personas.
“Existen herramientas y metodologías, pero lo más importante es la formación de las personas, porque las herramientas existen, las metodologías existen, pero es necesario que la gente las conozca y las pueda usar, que eso se pueda masificar y que sea transversal en las compañías, es decir, que se evidencia que no va a ser un problema solo para logística y que logística es quien debe hacer el uso racional dentro de la compañía de los inventarios, sino que haya una conciencia en toda la organización de racionalizar los portafolios porque agrega complejidad, costos y probablemente bajos niveles de servicio, entonces que haya una conciencia alrededor de eso, y que cada que se tomen decisiones de portafolio, sean racionales”, indicó el miembro fundador de eLogis.
Debido a la importancia del tema y a la evolución que muy posiblemente van a seguir teniendo los públicos objetivos y los modos de consumo, se hace primordial enfatizar sobre qué es la gestión de inventarios y evitar que el incremento de los portafolios no llegue a entorpecer las operaciones de las organizaciones.
Según William Marín, la gestión de inventarios es la administración de los flujos físicos de toda la cadena de suministro, desde los proveedores hasta los clientes, sin embargo, el experto explicó que el término se puede contextualizar desde diferentes perspectivas.
“Una es los inventarios de diferentes clasificaciones, por ejemplo, de productos terminados, la clasificación de los inventarios en materias primas o en materiales de empaque. Digamos que hay múltiples clasificaciones, y cada uno de esos elementos de la cadena de suministro y de los conceptos de inventario, tienen unas metodologías y unos modelos de acuerdo al contexto en el que se quiera aplicar”, indicó Marín.
Entonces el concepto sería “la gestión integral de todos esos flujos físicos y de todos esos movimientos físicos a lo largo de la cadena de suministro”.
Es de anotar que la gestión de los inventarios puede tener impactos financieros tanto positivos como negativos, ya que esto afecta la gestión comercial de las compañías, ya que si hay una deficiencia en este proceso, una organización podría no tener los productos disponibles en el momento en que se está dando la demanda, afectando significativamente las ventas y la imagen de la empresa.
En este sentido, William Marín afirmó que debería ser la orientación de la gestión de inventarios, “que es a garantizar unos niveles de servicio objetivos y una promesa de servicio”.
“Entonces ahí puede haber un impacto tanto positivo como negativo. Positivo si están los niveles adecuados de servicio si el inventario está disponible, y negativo si no está disponible en el momento de consumo, lo que termina en ventas perdidas y una deficiencia en servicio”, ahondó Marín.
La definición de inventarios tiene diversas conceptualizaciones, desde diferentes autores como de diversas culturas, así por ejemplo, en civilizaciones orientales, el inventario se ve como una pérdida, y bajo esta mirada se puede decir que los inventarios acarrean costos de operación, teniendo un impacto financiero en las organizaciones.
Entonces, en el aspecto financiero, el costo se da por menos ventas o se da porque un exceso de inventarios en la compañía genera altos costos de operación y administración, e igualmente genera altos costos de capital de trabajo, “es decir, ese flujo de dinero que hay que invertir para generar y construir esas grandes cantidades de inventario”, indicó Marín, y agregó que se está hablando entonces de dos efectos, “uno comercial, uno de mercado y el otro que tiene que ver con la gestión económica y financiera de los costos de administrar el inventario”.
De esta forma, una de las definiciones bastante comunes en el tema de los inventarios, es que “es el dinero que invierte el sistema en la compra de elementos que el sistema pretende vender”. Es decir, productos que se quieren comercializar, no productos que se quieren guardar en las bodegas.
Bajo esta mirada, si no hay una correcta gestión de los inventarios, los artículos que se queden en la bodega de la organización van a acarrear no solo una pérdida por la ausencia de la venta y la inversión realizada en el mismo producto, sino además, costos de operación, los cuales le quitan competitividad a cualquier sistema.
A parte del trabajo de la gestión de los inventarios en las empresas, la persona encargada de esta área debe tener en cuenta que varios departamentos dentro de una organización tienen intereses particulares sobre este, así por ejemplo, la sección financiera de la compañía buscará reducir inventarios para tener menos costos y más ventas, mientras mercadeo estará pidiendo constantemente más material.
Según William Marín, la manera de eliminar el conflicto dentro de una organización, es precisamente en el ámbito académico para fortalecer la parte técnica de quienes administran los inventarios, para que tengan el criterio para decir cuál debería ser una adecuada gestión de inventarios, considerando todas las necesidades y expectativas que se presentan en los demás departamentos de la empresa.
“Afortunadamente, hay un desarrollo muy importante desde el punto de vista conceptual y matemático desde el punto de vista de los inventarios, que ayuda a que esas decisiones sean objetivas, analíticas y científicas, y no por percepciones de áreas o de procesos de las compañías”, agregó Marín.
Uno de los aspectos que se deben tener en cuenta en la gestión de inventarios es si es recomendable tener un “exceso” de inventario, según diferentes variables.
Un ejemplo claro es en países como Argentina y Venezuela, los cuales tienen tasas de inflación muy altas, por lo que la compra y/o producción de mercancía o materias primas tiene una variación de precios al alza considerable, lo cual le puede restar competitividad a las organizaciones.
No obstante, Marín indicó que “son muy pocas las economías que tienen esas particularidades como las de Venezuela o Argentina (inflación), en el contexto nacional y en el universal, lo que se busca de una adecuada gestión es tener los mínimos de inventarios posibles. Es decir, tener cada vez menos esos inventarios de especulación, de tener inventarios para ‘ver que va a pasar’. La tendencia es a tener un uso cada vez más racional de esos inventarios”.
Otro ejemplo es frente a un paro anunciado. Si no hay una red de distribución con la capacidad de suplir los puntos de venta frente a un inminente bloqueo de carreteras, el gerente de logística puede tener en cuenta adquirir más inventario del previsto inicialmente.
Sin embargo, frente al tema, William Marín expresó que en casos en los que las empresas deben ser resilientes, la gestión no solo depende la administración de los inventarios. “Obviamente es una arista importante, pero ahí hay un componente y una capacidad del diseño de la red de distribución, desde la configuración de bodegas, centros de distribución, medios de transporte, que sean capaces de mitigar esos riesgos inherentes en nuestro país y en muchos otros países, asociados a una interrupción por un desastre natural o de orden público, que puede generar alguna anomalía en la operación”.
“La gestión de inventarios tiene una contribución, pero la contribución más importante, en ese contexto, está es en el diseño de las redes de distribución, de saber cuántas bodegas voy a tener, dónde las voy a tener, qué medios de transporte voy a utilizar (primarios, secundarios), evaluar alternativas de medios de transporte. Por ejemplo, si mi producto es capaz de soportar, frente a una contingencia, despachos aéreos; digamos que hay toda una metodología y conceptos alrededor del diseño de la red de distribución para mitigar esos impactos”, concluyó el experto.
En muchas de las industrias y los sectores económicos, los portafolios seguirán incrementándose, trayendo complejidad a las operaciones, especialmente en lo concerniente a la gestión de inventarios, por lo que las empresas deben asegurarse que este aumento de la oferta de productos sí generen valor en las organizaciones, porque de lo contrario, se pueden llegar a entorpecer las operaciones de las compañías.
Igualmente, existen las técnicas y los elementos para hacer una correcta gestión de los inventarios que se adapte a las necesidades de cada organización, sin embargo, se necesitan personas que tengan y posean el conocimiento técnico para saberlas usar, además de tener el criterio y los elementos suficientes para alinear los diferentes intereses que haya dentro de las empresas y así buscar la efectividad y la eficiencia para toda la organización en aras de la competitividad.
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https://www.youtube.com/watch?v=GMueridRFhw
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