¿Cómo aporta el departamento de Compras a la innovación logística?

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El papel del departamento de Compras dentro de las organizaciones es cada vez más importante y para esto, los compradores deberán estar preparados para jugar un rol activo como parte del equipo encargado de transformar la organización y ser los enlaces con los proveedores para integrarlos dentro de la cadena de suministro.

Por: Adriana María Ruiz

Consultora en gestión de compras y abastecimiento de Sourcing Experts

Las organizaciones son sistemas complejos con múltiples variables que las hacen especiales y diferentes de las demás, inmersas en un entorno de incertidumbre y cambio permanente, que las obliga a buscar y aplicar diferentes estrategias, que les permitan adaptarse de la mejor forma a los nuevos retos, garantizar su permanencia en el mercado y generar de valor.

Por otro lado, los cambios generados por la evolución tecnológica hacen que los clientes estén cada vez más empoderados y con más conocimientos, frente a los productos y servicios del mercado, elevando así sus expectativas y generando inquietudes a las organizaciones, quienes de una manera planeada o reactiva se van transformando mediando procesos de cambio.

Es por esto por lo que la innovación se hace necesaria como herramienta a nivel corporativo y deberá desarrollarse mediante procesos de trabajo en equipos interdisciplinarios (internos y externos), quienes mediante pequeños aportes van construyendo un nuevo camino y encontrando permanentemente nuevos retos.

No podemos pensar que las innovaciones surgen de la noche a la mañana y funcionan perfectamente desde el momento en que se idean o desde que se detectan necesidades de mejoras o de cambios, los cuales desde una óptica estratégica deberán hacer parte de los objetivos de la cadena de suministro.

Es aquí en donde empezaremos a profundizar en el papel activo que dentro de la cadena de suministro se debe desempeñar el área de Compras con sus aportes en la consecución de los objetivos corporativos desde su función, adaptando sus procesos y convirtiéndose en el canal de innovación con los proveedores. Las empresas requieren que compras no sea por más tiempo simplemente un área de soporte administrativo, sino que por el contrario sea un área estratégica que realice aportes significativos y enfocados en los resultados corporativos.

Se requieren compradores capaces de aportar en los procesos de innovación mediante el entendimiento de las necesidades, el conocimiento profundo de los productos y servicios requeridos, el relacionamiento estratégico y permanente con sus proveedores en la búsqueda de oportunidades, sin perder de vista la investigación continua de opciones de proveeduría y de los mercados de suministro.

Los retos en Compras son múltiples, por lo que plantearé 3 frentes de trabajo necesarios para comenzar el camino de evolución y aporte al logro de los objetivos corporativos mediante procesos de innovación: Optimización de procesos de compras; Conocimiento de productos, procesos y servicios, y por último, Relacionamiento con proveedores.

1. Optimización de procesos de compra

El aporte de Compras debe comenzar al interior de su área, se debe preparar y organizar el proceso de compras para poder garantizar el equilibrio entre la operación y la estrategia; no se debe descuidar el día a día, ya que la función principal de compras es y seguirá siendo garantizar el suministro de bienes y servicios en los tiempos y calidades requeridos.

Debemos evolucionar la función de Compras mediante la diferenciación clara de funciones, el equilibrio de cargas, el rediseño de procesos y el aprovechamiento de la tecnología para lograr la satisfacción del cliente interno, con procesos más simples y ágiles, sin perder el control de estos, además de permitir la coherencia en cuanto al proceso definido según el tipo de compra, para que de esta forma se equilibre la carga de funciones operativas, estratégicas y el gasto o costo asociado a ellas.

Todas estas mejoras deben estar siempre acompañadas de procesos de capacitación que permitan a los compradores adquirir el conocimiento y las habilidades necesarias para el desempeño de sus funciones, según los roles y responsabilidades definidas y los resultados que se esperan de su trabajo.

2. Conocimiento de procesos, productos y servicios

Es fundamental que el comprador entienda y conozca los procesos y la forma en la que son utilizados los productos y servicios que le son requeridos. El comprador debe indagar, investigar, profundizar y clarificar todo lo relacionado con la necesidad y tener las respuestas claras a las siguientes preguntas: ¿Qué voy a comprar?, ¿Para qué y por qué se debe comprar?, ¿Cómo se va a utilizar?, ¿Cuánto debo comprar?, ¿Cuándo y dónde debo entregar?, este conocimiento le permite:

  • Tener una adecuada comunicación con los usuarios internos.

  • Lograr el cumplimiento de las expectativas y la solución a las necesidades de los usuarios de la manera más completa y adecuada.

  • Tener una mejor información y el conocimiento necesario para enriquecer el relacionamiento con los proveedores.

Las variables pueden ser infinitas y dependerán del tipo de compra y de la importancia de ésta para la compañía en términos económicos o de estrategia.

3. Relacionamiento con los proveedores

Los proveedores constituyen una pieza clave dentro de la cadena de suministro y es Compras quien se encarga de ser el enlace con ellos; es quien sirve de puente o canal de comunicación de todas las necesidades o ideas internas que pueden ser atendidas, entendidas y solucionadas por los proveedores. Dichas soluciones se darán en mayor medida si los compradores mantienen un relacionamiento estructurado y organizado con sus proveedores actuales o potenciales y si se está alerta a lo que está pasando en el mercado.

Es necesario contar con compradores muy profesionales que no se dediquen solo a ejecutar las compras, sino que sean permanentemente gestores de relaciones, que a partir del entendimiento de las necesidades y las estrategias, analicen el mercado de proveeduría y promuevan el relacionamiento con los clientes para definir de manera conjunta las soluciones requeridas por la compañía.

Para lograr esto, los compradores deberán realizar cotidianamente actividades cómo:

  1. Atender a todos los proveedores.

Nunca se sabe qué se puede encontrar en una llamada o en una visita de un proveedor. Esta premisa aplica para proveedores con los que ya se han tenido negocios, con aquellos que llegan por primera vez o con proveedores con quienes aún no se ha llegado a ningún cierre de negociación.

Se debe dedicar el tiempo suficiente para entender e indagar respecto a lo que nos están ofreciendo o presentando, ya que esto nos puede servir para afianzar mucho más los conocimientos que tenemos de los productos, servicios y mercados.

En la medida en que tengamos mayor conocimiento de los proveedores actuales o potenciales y que ellos también tengan conocimiento sobre nuestra compañía, más posibilidades existirán de determinar las potencialidades futuras.

  1. Visitar las instalaciones de los proveedores

Debido a las responsabilidades del día a día, en ocasiones los compradores se quedan en sus oficinas y puestos de trabajo, y en el mejor de los casos reciben las llamadas de los proveedores y atienden las visitas de estos. Sin embargo, no salen a visitar las instalaciones de los proveedores.

Realizar visitas a los proveedores, abre la posibilidad de interactuar con las personas que están detrás de todo el engranaje, conocer y entender de manera directa los procesos productivos y logísticos, con los cuales se pueden activar ideas y perspectivas que pueden aportar al mejoramiento de nuestros productos y procesos.

Estas visitas deben ser planeadas de manera tal, que también asistan personas de otras áreas de nuestra compañía que puedan verse impactadas por estos conocimientos e interacciones, para que de esta forma inicie el camino de trabajo colaborativo en el campo de acción que estemos necesitando o para el cual veamos algún tipo de oportunidad.

  1. Asistir a ruedas de negocio y ferias comerciales

De la misma forma que es importante atender las llamadas y visitas de los proveedores, así como visitar las instalaciones de ellos, es muy necesario la asistencia a ruedas de negocio, conferencias, cursos y ferias comerciales.

En todos estos espacios se podrán conocer diferentes personas y empresas con intereses comunes y complementarios, con los que podremos intercambiar ideas, conocimientos y experiencias, las cuales nos enriquecerán y nos darán elementos y contactos para el desarrollo de procesos de mejora y transformación en nuestras organizaciones.

  1. Promover procesos de co-creación

Es Compras quienes, a partir de todo su relacionamiento con proveedores, el estudio del mercado de suministro y el entendimiento de las necesidades y estrategias, puede conectar a clientes internos y proveedores.

Crear espacios en los que los proveedores puedan participar de manera activa, aportando ideas y conocimiento para solucionar los retos que plantea la dirección, la cadena de suministro, los vendedores, los procesos productivos y en general todas las áreas de la organización desde la perspectiva que los afecta.

En estos espacios los proveedores no trabajan como entes independientes que compiten con otros por un cliente, sino que se unen a otros proveedores para lograr un objetivo común.

  1. Herramientas tecnológicas

Cada vez tenemos a nuestro alcance más y mejores herramientas que nos permiten tener acceso a información de análisis de los mercados de los proveedores, desarrollos tecnológicos, tendencias del mercado, indicadores, reportes y noticias sectoriales.

Esta información es complementaria a todas las actividades que hemos planteado en este artículo y que hacen del comprador un profesional más informado de lo que está ocurriendo a su alrededor y por lo tanto con conocimientos que le dan más posibilidades de enriquecer el relacionamiento con los proveedores y con los clientes internos.

Tenemos mucha información a nuestro alcance, por lo que debemos saber aprovecharla, estudiarla y entenderla para ampliar nuestros conocimientos de manera permanente.

Los proveedores van al ritmo que le permitan los compradores y la responsabilidad de avanzar, evolucionar e innovar, depende en gran medida de la visión del comprador profesional, quien deberá estar atento a las posibilidades que tiene a su alrededor de trabajar de manera conjunta al interior de su organización y hacia el exterior con sus proveedores.

Son muchos los retos a los que deberá enfrentarse Compras en este camino por desempeñar una función más estratégica y para esto, será necesario empezar por organizar y estructurar sus procesos, para poder tener espacios dedicados al entendimiento de necesidades, al conocimiento de sus productos y a fortalecer el relacionamiento con los proveedores y con el mercado de suministro en general.

Textos destacados

La innovación se hace necesaria como herramienta a nivel corporativo y deberá desarrollarse mediante procesos de trabajo en equipos interdisciplinarios (internos y externos), quienes mediante pequeños aportes van construyendo un nuevo camino y encontrando permanentemente nuevos retos.

El aporte de Compras debe comenzar al interior de su área, se debe preparar y organizar el proceso de compras para poder garantizar el equilibrio entre la operación y la estrategia; no se debe descuidar el día a día, ya que la función principal de compras es y seguirá siendo garantizar el suministro de bienes y servicios en los tiempos y calidades requeridos.

Es necesario contar con compradores muy profesionales que no se dediquen solo a ejecutar las compras, sino que sean permanentemente gestores de relaciones, que a partir del entendimiento de las necesidades y las estrategias, analicen el mercado de proveeduría y promuevan el relacionamiento con los clientes.

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