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Por: Marco Tulio Rodríguez G.
Director General de GESTCAV
El hecho de almacenar productos da lugar a una actividad que sigue teniendo vigencia en la actualidad y que seguirá ejecutándose en el futuro: el control de las existencias o toma de inventarios. Esto se puede realizar a través del conteo regular o cíclico de las mismas, con el fin de constatar que lo que se tiene registrado en forma teórica, efectivamente exista en forma física.
Por otra parte, en la medida en que los seres humanos fueron desarrollando conocimiento y tecnologías, el almacenamiento de los productos se comenzó a hacer de manera más técnica y a un menor costo, lo que implicó pasar de colocar las mercaderías en el piso a elevarlas cada vez más.
Hace unas décadas atrás, los edificios dedicados al almacenamiento de productos solían ser construidos en grandes lotes de terreno a una altura que hoy en día nos resulta demasiado baja, los cuales permitían unas cuatro posiciones en altura. Con el paso del tiempo el costo de la tierra fue incrementándose, a la vez que crecía la necesidad de almacenamiento de diferentes tipos de mercaderías y aumentaba la población mundial. Esto trajo consigo la automatización y masificación de la producción, permitiendo que más personas pudieran adquirir diversos productos.
La conjunción de todos estos factores llevó a que surgieran soluciones en diversos frentes para poder aprovechar la altura, pasando de almacenes a centros de distribución con características totalmente diferentes que modernizan el manejo de las mercaderías, generando eficiencias importantes. Entre ellas podemos destacar la incorporación de muelles de carga y descarga, áreas de staging, plataformas de cross dock y áreas de almacenamiento de 12 y más metros de altura, las cuales soportan más toneladas de carga por el uso de racks especiales. También se implementan equipos de movimiento para alturas que brindan cada vez más seguridad para la mercancía.
A pesar de esos avances y sus beneficios, los operadores de los centros de distribución y los responsables del control de las existencias físicas de mercaderías se encontraron con el reto de contar y validar las existencias a alturas cada vez mayores.
Por esto se crearon soluciones como la elaboración de canastas metálicas con diseños especiales que permiten a una persona ser elevada a alturas de 10 o más metros con ayuda de un montacargas. De esta forma, se puede llegar a la ubicación de los diferentes pallets o estibas que forman parte de un conteo cíclico.
El ejercicio consiste en disponer de un equipo de movimiento de carga, como un montacargas o un equipo especializado para trabajo en alturas, la mencionada canastilla, un operario especializado en el manejo de éste último y otro operario, previamente entrenado y certificado en trabajo en alturas, con sus respectivos Elementos de Protección Personal (EPP), quienes haciendo uso de planillas o de un dispositivo que lee códigos de barra, va haciendo un barrido de las posiciones previamente definidas en el conteo cíclico de acuerdo con la política de control de inventarios respectiva.
Este tipo de actividades implica, además de lo comentado arriba, cerrar el área o pasillo en el cual se está adelantando el conteo, por medidas básicas de seguridad. Esto afecta cualquier tipo de operación que se requiera adelantar, ya sea guardado de mercancía, reabastecimiento de posiciones de picking o alistamiento y preparación de pedidos.
Una vez se ha completado el conteo, en el caso de uso de planillas, la información capturada debe ser digitada en una hoja de Excel y luego cruzada con la información que tiene el ERP o el WMS, para validar que los datos del inventario teórico coincidan con el físico en cantidad y ubicación.
En el evento en que se presenten discrepancias, se hace necesario repetir el procedimiento descrito, para ir a validar físicamente la información de la(s) posición(es) discrepante(s). Cuando se hace uso de dispositivos de lectura de códigos de barras, se mejora el proceso en términos de tiempo y de exactitud de los datos capturados, pues no requiere llenar planillas ni leer y transcribir la información a una plantilla de Excel. Lo que no se evita, es la tarea de repetir el proceso de validación física de las incongruencias entre los datos físicos y los lógicos.
Los responsables del control de inventarios reconocen el valor de efectuar conteos cíclicos y coinciden en que llevarlos a cabo con una mayor frecuencia es muy deseable, en la medida en que cualquier error de guardado, de rotación o novedad de integridad puede identificarse de manera más oportuna. Esto nos brinda la posibilidad de minimizar el impacto económico y en servicio que un evento de estos tiene en el negocio.
No obstante, los costos involucrados en cada conteo, el tiempo que toma y la dificultad de contar con disponibilidad de equipos y operarios, lleva a que esta tarea se espacie en el tiempo más allá de lo ideal, limitándose a lo estrictamente necesario que, en muchas ocasiones, no corresponde a lo adecuado.
La logística no ha sido ajena a los avances tecnológicos, incorporando soluciones como el WMS, la radiofrecuencia, voice picking, el TMS, el GPS, entre otros. De un tiempo para acá, venimos escuchando acerca de la llamada Revolución 4.0 y se nos habla de la necesidad de acercarnos a ella y evaluar la manera de incorporarla a nuestros procesos para generar mayor eficiencia, reducir costos y/o incrementar los ingresos.
Una de las aplicaciones de esta revolución 4.0 en logística es la toma de inventarios en altura con drones. Esta solución, que ya está en uso en países como Francia y México, empieza a ser considerada poco a poco en nuestro país, donde algunas empresas por cuenta propia han emprendido pruebas, aunque no del todo exitosas. No obstante, ya sea que resulten efectivas con soluciones propias o que adquieran una ya comprobada, este parece ser el futuro para controlar las existencias en altura, que permiten pensar en un ROI a mediano y, aún, a corto plazo.
En la medida en que se elimina la transcripción de datos en todo el proceso y se cuenta con ayuda visual sobre la cantidad y ubicación específica de las posiciones a contar, se tiene certeza de los datos obtenidos
Con esta solución, se pueden lograr reducciones de tiempo por posición de hasta seis (6) veces.
Se elimina totalmente el riesgo de un accidente al desaparecer la necesidad de elevar personas a 6, 8, 10 o más metros de altura, a la vez que se eliminan costos de certificaciones de trabajo en altura, elementos especiales de protección personal, líneas de vida y demás, junto con una reducción del costo de aseguramiento de riesgos laborales.
A diferencia de lo que sucede con los métodos tradicionales, esta solución permite contar con evidencia fotográfica y fílmica de cada uno de los conteos, que se puede consultar en cualquier momento por las personas autorizadas. Esto facilita la validación de las discrepancias entre la información lógica que se tiene registrada en el ERP o en el WMS y la física obtenida en el conteo, sin que haya necesidad de volver a ejecutar la revisión física, lo que se convierte en una gran herramienta para los equipos de auditoría tanto internos como externos.
El control óptimo de los inventarios permite tener niveles óptimos de existencias, lo que mejora el requerimiento de capital de trabajo, mejorando su rentabilidad.
Al desaparecer la captura manual de información, tanto en papel como en un sistema, se obtiene el reporte del inventario realizado de una manera muy ágil y confiable.
Los recursos son dedicados a las labores que mueven la caja de la compañía, pues se liberan los equipos de movimiento de carga o se elimina la necesidad de alquilar equipos especiales, según sea el caso, se elimina la necesidad de cerrar pasillos o áreas afectando la operación y los operarios se dedican a recibir mercadería, guardarla, preparar y despachar pedidos, sin tener que interrumpir sus actividades rutinarias para ir a contar inventarios.
Teniendo en cuenta los beneficios mencionados, la toma de inventarios con drones es una solución que ayudará a las compañías que manejan inventarios, ya sea directamente o a los operadores logísticos, a ser más eficientes, más seguros y precisos en el control de las existencias.
Las empresas deben abrirse a probar estas nuevas tecnologías y determinar si resultan ser una opción válida que responda a las necesidades actuales y aporte beneficios en cuanto a la eficiencia de los procesos de almacenamiento.
